MÜRACAATIN ALINMASI VE GÖZDEN GEÇİRİLMESİ PROSEDÜRÜ

Anasayfa » MÜRACAATIN ALINMASI VE GÖZDEN GEÇİRİLMESİ PROSEDÜRÜ

AMAÇ
Uygunluk değerlendirme hizmeti vermek için tekliflerin verilmesi ve sözleşmenin yapılması ve müşterinin bilgilendirilmesi süreçlerini tanımlamak.

KAPSAM
Tekliflerin verilmesi ve sözleşmenin yapılması ve müşterinin bilgilendirilmesi.

TANIMLAR

  • Belgelendirme: Ürünlerle, proseslerle, sistemlerle veya kişilerle ilgili üçüncü taraf doğruluk beyanı.
  • Gözetim: Uygunluk beyanının geçerliliğinin sürdürülebilmesi için esas alınan uygunluk değerlendirme faaliyetlerinin sistematik olarak tekrarlanması.
  • Gezici sınav birimi: Kuruluşun kendisine ait veya protokol ile temin ettiği sınav merkezleri dışında kullanılan sınav alanlarını ifade eder.
  • Mesleki Yeterlilik Belgesi: Yetkilendirilmiş belgelendirme kuruluşlarınca düzenlenen ve sınavlarda başarılı olanlara verilen MYK Mesleki Yeterlilik Belgelerini ifade eder.
  • Yeterlilik birimi: Ulusal yeterliliklerde zorunlu veya seçmeli olarak yer alan, bağımsız olarak ölçülebilen, transfer edilebilir yeterlilik bölümünü ifade eder.
  • Belgelendirme şartları: Belgelendirmeyi oluşturmak veya sürdürmek için yerine getirilmesi gereken, program şartları dâhil belirtilmiş şartlar kümesi.
  • Belge: Adı geçen kişinin belgelendirme şartlarını yerine getirdiğini gösteren, bu standardın hükümlerine göre bir belgelendirme kuruluşu tarafından düzenlenen doküman.
  • Sınav: Değerlendirmenin bir parçasını oluşturan ve belgelendirme programında tanımlandığı şekilde yazılı, sözlü, uygulamalı ve gözleme dayalı metotlardan bir veya birkaçıyla bir adayın yeterliliğini ölçen mekanizma.
  • Personel: Belgelendirme kuruluşunun belgelendirme faaliyetlerini yürüten, iç veya dış kaynaklı kişiler.
  • Başvuru sahibi: Belgelendirme prosesine kabul edilmek üzere başvuruda bulunan kimse.
  • Aday: Belirtilen ön şartları yerine getiren ve belgelendirme prosesine kabul edilen başvuru sahibi.
  • Uygunluk Değerlendirme: Bir ürün, proses, sistem, kişi veya kuruluş ile ilgili belirli şartların karşılandığının ispatı. (Sistem Belgelendirme, Personel Belgelendirme, Muayene, Ürün Belgelendirme)
  • Uygunluk Değerlendirici: Uygunluk değerlendirme faaliyetlerini yapan kişi.

UYGULAMA
-Tüm uygunluk değerlendirme başvuruları, elektronik posta, telefon, web ve sosyal medya, yüz yüze, ihale ilanları vb. kaynaklar aracılığı ile alınır.
-İhaleler hariç, uygunluk değerlendirme talepleri aynı gün içerisinde teklife dönüştürülür ve müşteriye sunulur, tekliflerin sözleşmeye dönüşme süreçlerini müşteri ilişkiler müdürü takip eder.
-Müşteri ilişkiler müdürü belirli periyotlarla teklif verilen müşteriyi arayarak veya ziyaret ederek teklifin sözleşmeye dönüşme durumu hakkında bilgi alınır ve gerekli müdahaleleri yapar.
-Teklifin sözleşmeye dönüşme oranları müşteri ilişkilerin temel performans göstergesi olarak kabul edilir ve aylık olarak ölçülür.
Sistem belgelendirme başvurusunun alınması ve gözden geçirilmesi
Başvuru sahibinden “FR-TR-01 Organizasyon Bilgi Formunu” doldurması istenir, eğer başvuru “FR-TR-01 Organizasyon Bilgi Formunu” ile alınamıyorsa, ofis koordinatörü veya belgelendirme müdürü almış olduğu bilgiler doğrultusunda “FR-TR-01 Organizasyon Bilgi Formunu” doldurup email ile müşteriden teyit alınır.
-Belgelendirme müdürü belgelendirme için “FR-TR-01 Organizasyon Bilgi Formu” ve destekleyici bilgileri gözden geçirir. Başvuru kapsamında atanmış bir baş denetçi değilse, o alanda atanmış bir denetçi veya teknik uzmandan destek alır. Bu gözden geçirme aşağıdakileri kapsamalıdır:
1. Müracaat eden kuruluş ve yönetim sistemi ile ilgili bilginin bir tetkik programı gerçekleştirmek için yeterli olduğu,
2. SISBEL ile müracaat eden kuruluş arasında bilinen farklı anlaşılmaların giderildiği,
3. SİSBEL’in, belgelendirme faaliyetlerini yerine getirebilecek yeterlilik ve kabiliyete sahip olduğu,
4. Belgelendirme çalışmalarının kapsamı, müracaat eden kuruluşun faaliyetlerinin yürütüldüğü tesis/tesisler, tetkikin tamamlanması için gerekli süre ve belgelendirme faaliyetlerini etkileyen diğer hususların (dil, güvenlik koşulları, tarafsızlığa tehditler vb.) dikkate alınması
-Gözden geçirme sonucunda belgelendirme müdürü müracaatın alınması veya alınmaması kararını verir, eğer alınmamasına karar verirse gerekçeleri müşteriye bildirir.
-Müracaatın alınmasına karar verilmişse müşteri ilişkiler müdürü “FR-SP-12 Belgelendirme teklifini” hazırlayarak kuruluşa sunar.
-Teklifin kabul edilmesi durumunda müşteri ilişkiler müdürü “FR-SP-02 Belgelendirme Sözleşmesi” hazırlayıp imzalar ve müşterinin onaylaması için yollar. Başvuru tarihinden itibaren 1 ay içerisinde “FR-SP-02 Belgelendirme Sözleşmesi” imzalamalıdır. Eğer sözleşme 1 ay içerisinde imzalanmaz ise başvuru geçerlilik süresi dolmuş olup tekrar başvuru yapması gerekmektedir. Müşteri onayı alınıp, sözleşme ekleri tamamlanmadan denetim planlanmaz.
-Kuruluştan imzalanmış ve kaşelenmiş “FR-SP-02 Belgelendirme Sözleşmesi” ile birlikte, aşağıdaki evraklar istenir;
1. Ticaret sicil gazetesi,
2. SSK bildirgesi
3. Vergi levhası
4. Ortakların nüfus cüzdanı fotokopisi
-Ofis koordinatörü, sözleşmenin kuruluşun ticaret sicil gazetesine göre yetkili kişi veya kişiler tarafından imzalanıp imzalanmadığını ve ekinde bulunması gereken evrakların tamlığını kontrol eder, eğer eksikler varsa giderilmesini sağlar, müşteri dosyasını açar, arşivler ve planlama için belgelendirme müdürüne bilgi verir.
-Ofis koordinatörü denetim tarihi kesinleşen firmaları telefon ve email ile bilgilendirir.
Teknik muayene müracaatın alınması ve gözden geçirilmesi
-Başvuru sahibinden “FR-MY-03-01 Muayene Talep Formu” doldurması istenir, eğer başvuru “FR-MY-03-01 Muayene Talep Formu” ile alınamıyorsa, ofis koordinatörü veya müşteri ilişkiler müdürü almış olduğu bilgiler doğrultusunda “FR-MY-03-01 Muayene Talep Formu” doldurup, email ile müşteriden teyit alınır.
-Teknik müdür muayene talebin kabul veya ret edilmesi için “FR-MY-03-01 Muayene Talep Formunu” gözden geçirir, müracaatın alınması veya alınmaması kararını verir, eğer alınmamasına karar verirse gerekçelerini müşteriye bildirilir.
-Müracaatın alınmasına karar verilmişse müşteri ilişkiler müdürü “FR-SP-02-02 Muayene sözleşmesi/teklifini” hazırlayarak kuruluşa sunar.
-Teklifin kabul edilmesi durumunda müşteri ilişkiler müdürü “FR-SP-02-02 Muayene sözleşmesini” imzalar ve müşterinin onaylaması için yollar. Başvuru tarihinden itibaren 1 ay içerisinde “FR-SP-02-02 Muayene sözleşmesi” imzalamalıdır. Eğer sözleşme 1 ay içerisinde imzalanmaz ise başvuru geçerlilik süresi dolmuş olup tekrar başvuru yapması gerekmektedir. Müşteri onayı alınıp, sözleşme ekleri tamamlanmadan muayene planlanmaz.
-Ofis koordinatörü, sözleşmenin kuruluşun ticaret sicil gazetesine göre yetkili kişi veya kişiler tarafından imzalanıp imzalanmadığını ve ekinde bulunması gereken evrakların tamlığını kontrol eder, eğer eksikler varsa giderilmesini sağlar, müşteri dosyasını açar, arşivler ve planlama için müşteri ilişkiler müdürüne bilgi verir.
-Müşteri ilişkiler müdürü muayene personeli ile görüşerek muayene yapılacak tarihler hakkında müşteriyi email ve telefonla bilgilendir.
-Muayene personeli muayene tarihi kesinleşen firmaları telefon ve email ile muayene öncesi yapılması gereken ön hazırlıklar hakkında bilgilendirir.
Personel belgelendirme müracaatının alınması ve gözden geçirilmesi
-Başvuru sahibinin personel belgelendirmesi alabilmesi için, personel belgelendirme kapsamları ile ilişkili ulusal yeterliliklerde tanımlanan yeterlilik şartlarının karşılaması ve şartları sağladığına dair kanıtları SISBEL’ ne sunması gerekmektedir.
-Personel belgelendirme başvuru ön şartları, “FR-PB-01 Personel Belgelendirme Müracaat Formu”, “LS-27 Sınav Ve Personel Belgelendirme Fiyat Listesi”, ile birlikte “FR-SP-14 Personel Belgelendirme Sözleşmesi”, Personel Belgelendirme Şartnameleri, belgelendirme süreçleri sisbel.com adresinden kamuya açık bir biçimde deklare edilir. İhtiyaç duyulursa başvurunun alınması ile ilgili broşürler hazırlanarak kullanım için hazır bulundurulur.
-Makul olmak kaydıyla başvuru sahiplerinin özel ihtiyaçları (engellilik, hastalık durumu, dil farklılığı, su, şeker kullanımı vb.) “FR-PB-01 Personel Belgelendirme Müracaat Formu” ile kayıt altına alınır. İlgili engel durumunun belgelendirme kapsamında belirtilen şartlarına göre belgelendirmeye engel teşkil edip etmediği belgelendirme müdürü tarafından değerlendirilir. Söz konusu özel durumun belgelendirmeye engel teşkil etmemesi durumunda, sınav organizasyonlarında engelli müracaat sahipleri için gerekli düzenleme yapılır.
-Başka bir belgelendirme kuruluşunda belgelendirme programının bir aşamasına katılan adayların müracaatlarının alınması durumunda, sınavla ilgili kayıtlar talep edilerek, sonuçların belgelendirme programımızda belirtilen şartlara eşdeğer olduğu ve bu şartları karşıladığı incelenerek sınava alınması ve alınmaması kararı verilir.
-Islak imzası olmayan veya belge bilgisi eksik olan başvuru sahibi müracaatı onaylanmaz, eksikleri tamamlamaları durumunda müracaatı kabul edilir. Sınav ve personel belgelendirme müracaat evrakları;
1. FR-PB-01 Personel Belgelendirme Müracaat Formu
2. FR-SP-14 Personel Belgelendirme Sözleşmesi
3. Sınav ücretinin yatırıldığına dair banka dekontu (e posta veya elden)
4. Nüfus cüzdan fotokopisi
5. Diploma veya mezuniyet belgesi
6. Gerekli ise iş deneyim belgesi
7. Ön koşul ise eğitim aldığına dair sertifika
Bireysel müracaatlar
-Bireysel müracaatlar ofis koordinatörü, müşteri ilişkiler müdürü ve belgelendirme müdürü tarafından alınır. Uygunluk onayını, en geç 3 gün içerisinde belgelendirme müdürü verir.
-Müracaat her nasıl alınırsa alınsın sınav öncesi, başvuru sahibinden “FR-PB-01 Personel Belgelendirme Müracaat Formu” na ıslak imza alınır.
-Müracaat aşamasında ücretler elden veya banka yoluyla alınır, ödemesini tamamlanmayan müracaat sahipleri müracaatı onaylanmaz.
-Müracaatın kabul edilip edilmediği müracaat tarihinden itibaren en geç 7 gün içerisinde belirlenir. Müracaatlar sonuçlandırılır. Müracaat işlemi tamamlanan başvuru sahiplerinin dosyası sınav planlaması için belgelendirme müdürüne gönderilir.
-Müşteri ilişkiler müdürü 7 günü geçmemek kaydıyla sınav bilgilerini, sınav tarihlerinin kesinleştiği gün adaya email, sms ve telefonla bildirir. Yine aynı şekilde müracaatı kabul edilmeyen adaylar gerekçeleriyle birlikte Müşteri İlişkiler Müdürü tarafından 7 günü geçmemek kaydıyla adaya email, sms ve telefonla bildirir.
Tek noktadan kurumsal müracaatlar
-Tek noktadan müracaat alınabilmesi için asgari 10 aday olması gerekir.
-Tek noktadan sınav ve belgelendirme isteyen kuruluş müşteri ilişkiler müdürü tarafından ziyaret edilerek müracaat listesi ile katılımcı bilgileri alınır, her bir aday için “FR-PB-01 Personel Belgelendirme Müracaat Formu” doldurularak aday imzası alınır, müracaat eki olarak bireysel müracaattaki olması gereken tüm evrakları alınır.
Ücret yatırarak tek nokta başvurusu
-İşveren sınava girecek tüm işçiler için belirlenen ücret tutarını kendi tüzel hesap numarası üzerinden SISBEL’ e yatırır.
-Müşteri ilişkiler müdürü sınav planlaması yapılması için belgelendirme müdürüne bilgi verir.
-Sınavlarda başarılı olan adayların ücret iadesi, SISBEL tarafından işverene yapılır.
Teminat gösterilerek tek nokta başvurusu:
-İşveren sınava girecek tüm işçiler için, toplam sınav ücret tutarı kadar teminatı, SISBEL’ e teslim eder. (4734 Sayılı Kanun’un 34 üncü maddesinde belirtilen değerleri teminat olarak gösterilebilir. Banka Teminat Mektubu Vb.)
-Müşteri ilişkiler müdürü sınav planlaması yapılması için belgelendirme müdürüne bilgi verir.
-Üç sınav hakkında da başarısız olan adayların ödemesi SISBEL’ e yapıldıktan sonra, işverene teminatı iade eder.
Sınav ve personel belgelendirme müracaatının gözden geçirilmesi
-Başvuru sahibinin dokümanları, “FR-PB-02 Başvuru Sahibi Dosyası Kontrol Formu’’na göre ofis koordinatörü tarafından kontrol edilir, belgelendirme müdürüne sunulur. Başvuru dokümanlarında herhangi bir eksiklik varsa başvuru sahibine e-posta veya telefon veya sms ile bildirilir, eksiklerin giderilmesi istenir.
-Belgelendirme müdürü, başvuruları ulusal yeterlilikler ve/veya atıf yapılan dokümanlardaki teknik ve diğer kurallara göre inceler ve gerekli ise karar vericilerden veya sınav görevlisinden görüş alarak müracaatı gözden geçirir. Yapılan değerlendirme sonucunda başvuru şartlarını sağladıkları tespit edilen kişiler başvurdukları sınav ve personel belgelendirme kapsamında açılacak sınavlara katılım sağlayabilirler.
-Müşteri ilişkiler müdürü sınav bilgilerini, sınav tarihlerinin kesinleştiği gün adaya email, sms ve telefonla bildir.

Yayın Tarihi: 30.05.2016 Yeniden Yayın Tarihi: 05.03.2018 Değişiklik No/Tarihi: 01/22.03.2018