AMAÇ
Sistem Belgelendirme için tekliflerin verilmesi, sözleşmenin yapılması ve müşterinin bilgilendirilmesi süreçlerini tanımlamak.
KAPSAM
Müşteri taleplerinin alınması, tekliflerin verilmesi ve sözleşmenin yapılması ve müşterinin bilgilendirilmesi.
TANIMLAR
Belgelendirme: Ürünlerle, proseslerle, sistemlerle veya kişilerle ilgili üçüncü taraf doğruluk beyanı.
Gözetim: Uygunluk beyanının geçerliliğinin sürdürülebilmesi için esas alınan belgelendirme faaliyetlerinin sistematik olarak tekrarlanması.
Belgelendirme şartları: Belgelendirmeyi oluşturmak veya sürdürmek için yerine getirilmesi gereken, program şartları dâhil belirtilmiş şartlar kümesi.
Belge: Adı geçen kişinin belgelendirme şartlarını yerine getirdiğini gösteren, bu standardın hükümlerine göre bir belgelendirme kuruluşu tarafından düzenlenen doküman.
UYGULAMA
Belgelendirme başvuruları, elektronik posta, telefon, web ve sosyal medya, yüz yüze, ihale ilanları vb. kaynaklar ile alınır.
Başvuru sahibinden “FR-TR-01 Organizasyon Bilgi Formunu” doldurması istenir, eğer başvuru “FR-TR-01 Organizasyon Bilgi Formunu” ile alınamıyorsa, “FR-TR-01 Organizasyon Bilgi Formunu” doldurulup müşteriden teyit alınır.
“FR-TR-01 Organizasyon Bilgi Formundaki” bilgiler doğrultusunda kuruluşun EA, NACE, Sınıf, Alt Sınıf vb. belgelendirme kapsamı belirlenir. Belgelendirme müdürü gözden geçirmede gerekli ise denetçi veya teknik uzmandan destek alınır. Gözden geçirme aşağıdakileri sağlamak için yapılır;
Müracaat eden kuruluş ve yönetim sistemi ile ilgili bilginin eksiksiz alındığı-bir tetkik programı gerçekleştirmek için yeterli olduğu,
SISBEL ile müracaat eden kuruluş arasında bilinen farklı anlaşılmaların giderildiği,
SİSBEL’in, belgelendirme faaliyetlerini yerine getirebilecek yeterlilik ve kabiliyete sahip olduğu,
Belgelendirme çalışmalarının kapsamı, müracaat eden kuruluşun faaliyetlerinin yürütüldüğü tesis/tesisler, tetkikin tamamlanması için gerekli süre ve belgelendirme faaliyetlerini etkileyen diğer hususların (dil, güvenlik koşulları, tarafsızlığa tehditler vb.) dikkate alınması
Gözden geçirme sonucunda, müracaat alınacaksa FR-SP-02 Belgelendirme Sözleşmesi hazırlanır, teklif amaçlı gönderilir. Özellikle teklif formatı isteyen kuruluşlara ise “FR-SP-12 Belgelendirme Teklifi” verilir, müracaat alınmayacaksa müşteri bilgilendirilir.
Teklifin kabul edilmesi durumunda sözleşmenin imzalanabilmesi için aşağıdaki evraklar istenir;
Ticaret sicil gazetesi,
SSK bildirgesi
Vergi levhası
Müşterinin evrakları temin edildikten sonra teklif olarak gönderilen “FR-SP-02 Belgelendirme Sözleşmesi” karşılıklı imzalanır ve sözleşme değerini alır. Müşteri dosyasında saklanır.
Sözleşmesi yapılan kuruluşların denetim planlanmasının yapılması için planlama bölümü bilgilendirilir.
REFERANSLAR
FR-TR-01 Organizasyon Bilgi Formu
FR-SP-12 Belgelendirme Teklifi
FR-SP-02 Belgelendirme Sözleşmesi
DEĞİŞİKLİKLER
Revizyon 04:10.10.2021 Personel belgelendirme ve periyodik kontrol prosedür olarak ayrıldı.
Revizyon 05: 08.03.2022 Müşteri teklif verme süreci ve Müracaatın gözden geçirilmesi yeniden tanımlandı.
Yayım Tarihi:30.05.2016 Yeniden Yayım Tarihi:05.03.2018 Değişiklik No/Tarihi:05/08.03.2022 PRS-25