AMAÇ
Sistem Belgelendirme müracaatının alınması, gözden geçirilmesi, sözleşmenin yapılması ve müşterinin bilgilendirilmesi süreçlerini tanımlamak.
KAPSAM
Belgelendirme Müracaatı.
- TANIMLAR
- Belgelendirme: Ürünlerle, proseslerle, sistemlerle veya kişilerle ilgili üçüncü taraf doğruluk beyanı.
- Gözetim: Uygunluk beyanının geçerliliğinin sürdürülebilmesi için esas alınan belgelendirme faaliyetlerinin sistematik olarak tekrarlanması.
- Belgelendirme şartları: Belgelendirmeyi oluşturmak veya sürdürmek için yerine getirilmesi gereken, program şartları dâhil belirtilmiş şartlar kümesi.
- Belge: Adı geçen kişinin belgelendirme şartlarını yerine getirdiğini gösteren, bu standardın hükümlerine göre bir belgelendirme kuruluşu tarafından düzenlenen doküman.
- UYGULAMA
- Belgelendirme başvuruları, elektronik posta, telefon, web, sosyal medya, yüz yüze, ihale vb. kaynaklar ile alınır.
- Başvuruyu yapandan “FR-TR-01 Organizasyon Bilgi Formunu” doldurması istenir, eğer başvuru yazılı alınamıyorsa, “FR-TR-01 Organizasyon Bilgi Formunu” doldurulup müşteriden teyit alınır.
- “FR-TR-01 Organizasyon Bilgi Formunda” tanımlanmış belgelendirme kapsamı doğrultusunda;
- ISO 9001 & ISO 14001 & ISO 45001 Belgelendirmesi için EA NACE Kodları Listesinden kuruluşun EA, NACE ve LS15 Sistem Belgelendirme Risk Sınıfı Listesinden risk sınıfı,
- ISO 27001 & ISO 27701 Belgelendirmesi için LS- 35 27001 Kategori Listesinden Sektör Kategorisi ve Teknolojik Alanı,
- ISO 22000 Belgelendirmesi için, ISO 22000 Gıda Kategori ve Alt Kategorisi tespit edilir.
- Müracaat ile ilgili alanda akreditasyonumuzun olup olmadığı tespit edilir.
- Müracaatı gözden geçirme, ofis koordinatörü, yönetim temsilcisi, planlama personeli, tetkikçi, teknik uzman, belgelendirme müdürü veya genel müdür tarafından yapılır, müracaatı gözden geçirmeyi yapan, talep edilen belgelendirme standardında atanmış denetçi veya baş denetçi değilse o standartta atanmış baş denetçi, denetçi veya teknik uzmandan destek alınır. Gözden geçirme aşağıdakileri sağlamak için yapılır;
- Müracaat eden kuruluş ve yönetim sistemi ile ilgili bilginin eksiksiz alındığı-bir tetkik programı gerçekleştirmek için yeterli olduğu,
- SISBEL ile müracaat eden kuruluş arasında bilinen farklı anlaşılmaların giderildiği,
- SİSBEL’in, belgelendirme faaliyetlerini yerine getirebilecek yeterlilik ve kabiliyete sahip olduğu,
- Belgelendirme çalışmalarının kapsamı, müracaat eden kuruluşun faaliyetlerinin yürütüldüğü tesis/tesisler, tetkikin tamamlanması için gerekli süre ve belgelendirme faaliyetlerini etkileyen diğer hususların (dil, güvenlik koşulları, tarafsızlığa tehditler vb.) dikkate alınması.
- Müracaatın gözden geçirilmesi sonucunda, müracaat alınmayacaksa alınmama gerekçesi hakkında müşteri bilgilendirilir. Müracaat alınacaksa FRM-IK-29 Müşteriler İçin Kişisel Verilerin Korunması Aydınlatma Bildirimi gönderilerek müşterinin onaylaması istenir, akabinde FR-SP-02 Belgelendirme Sözleşmesi yapılması için aşağıdaki kuruluş evraklar istenir;
- Ticaret sicil gazetesi,
- SSK bildirgesi,
- Vergi levhası,
- Faaliyet belgesi.
- Müşterinin kuruluş evrakları temin edildikten sonra “FR-SP-02 Belgelendirme Sözleşmesi” imzalanır ve planlama sürecine geçilir.
- REFERANSLAR
FR-TR-01 Organizasyon Bilgi Formu
FR-SP-12 Belgelendirme Teklifi
FR-SP-02 Belgelendirme Sözleşmesi - DEĞİŞİKLİKLER
- Revizyon 04:10.10.2021 Personel belgelendirme ve periyodik kontrol prosedür olarak ayrıldı.
- Revizyon 05: 08.03.2022 Müşteri teklif verme süreci ve Müracaatın gözden geçirilmesi yeniden tanımlandı.
- Revizyon 06: 03.04.2024 Müracaatın gözden geçirilmesi yeniden tanımlandı.
- Revizyon 07: 22.04.2024 Genel güncelleme yapıldı.
Yayım Tarihi:30.05.2016 Yeniden Yayım Tarihi:05.03.2018 Değişiklik No/Tarihi:07/22.04.2024 PRS-25