1 AMAÇ
Sınav ve personel belgelendirme başvurusunun alınması, değerlendirilmesi, sınavın planlanması, gerçekleştirilmesi, belgelendirmenin yayınlanması, sürdürülmesi, askıya alınması, askıdan indirilmesi, geri çekilmesi, kapsam genişletme, daraltılması, süre uzatımı, birim birleştirme kararlarının gibi personel belgelendirme prosesinin tüm aşamalarının esaslarının belirlenmesi.
2 KAPSAM
Sınav ve personel belgelendirme hizmetleri ile ilişkili faaliyetler
3 TANIMLAR
• Başvuru sahibi: Belgelendirme prosesine kabul edilmek üzere başvuruda bulunan kimse.
• Aday: Ulusal yeterliliklere göre belgelendirilmek üzere başvuru yapan ve yeterliliğe giriş şartlarını taşıyan kişiyi ifade eder.
• Mesleki Yeterlilik Belgesi: Yetkilendirilmiş belgelendirme kuruluşlarınca düzenlenen ve sınavlarda başarılı olanlara verilen MYK Mesleki Yeterlilik Belgelerini ifade eder.
• Ulusal yeterlilik: Ulusal meslek standardı veya uluslararası standartlar temel alınarak hazırlanan, Mesleki Yeterlilik Kurumu Yönetim Kurulu tarafından onaylanan ve belgelendirme süreçlerinde kullanılan belgeyi ifade eder.
• Yeterlilik birimi: Ulusal yeterliliklerde zorunlu veya seçmeli olarak yer alan, bağımsız olarak ölçülebilen, transfer edilebilir yeterlilik bölümünü ifade eder.
• Belgelendirme prosesi: Bir belgelendirme kuruluşunun; başvuru, değerlendirme, belgelendirme kararı, yeniden belgelendirme ve belgelerin ve logoların/işaretlerin kullanımı dâhil bir kişinin belgelendirme şartlarını yerine getirdiğini belirlediği faaliyetler.
• Belge: Adı geçen kişinin belgelendirme şartlarını yerine getirdiğini gösteren, bu standardın hükümlerine göre bir belgelendirme kuruluşu tarafından düzenlenen doküman.
• Sınav: Değerlendirmenin bir parçasını oluşturan ve belgelendirme programında tanımlandığı şekilde yazılı, sözlü, uygulamalı ve gözleme dayalı metotlardan bir veya birkaçıyla bir adayın yeterliliğini ölçen mekanizma.
4 UYGULAMA
4.1 Sınav ve Personel Belgelendirme, Mesleki Yeterlilik Kurumu Sınav, Ölçme, Değerlendirme ve Belgelendirme Yönetmeliği, Ulusal Yeterliliklerdeki tanımlanan değerlendirme yöntemleri, Türkak rehberleri, MYK rehber ve yayımları, ISO 17024 standardı, ilgili diğer standartlar ve SISBEL doküman ve kuralları uygulanarak gerçekleştirir.
4.2 Sınav ve Personel Belgelendirme; Müracaatın alınması, müracaatın gözden geçirilmesi, teklifin sunulması ve sözleşmenin yapılması, sınavın programlanması, sınavın gerçekleştirilmesi, belgelendirmenin verilmesi, belgenin düzenlenmesi, gözetimlerin yapılması, belgelendirmenin süre uzatımı, yeniden belgelendirme süreçlerinden oluşur.
4.3 Müracaatın alınması ve gözden geçirilmesi
4.3.1 Başvuru sahibi, sınav ve personel belgelendirmesi alabilmek için, sınav ve personel belgelendirme kapsamları ile ilişkili ulusal yeterliliklerde tanımlanan yeterlilik şartlarını karşıladığına dair kanıtları SISBEL’ e sunar.
4.3.2 Talebin alınması ve devamındaki süreçler PRS-25-1 Müracaatların Alınması ve Gözden Geçirilmesi Prosedürüne göre sürdürülür.
4.4 Sınavın programlanması
4.4.1 Sınav programı PRS-26 Sınav Programlama Prosedürüne göre planlanır ve kamuya ilan edilir.
4.5 Sınav görevlisinin görevlendirilmesi
4.5.1 Ulusal yeterliliklerde belirtilen değerlendirici ölçütlerine uygun, MYK portalından onaylanmış ve PRS-31 Değerlendirici Atama Prosedürüne göre atanmış Sınav görevlileri arasından seçilir.
4.5.2 Karar vericiler SISBEL’ in tam zamanlı veya kısmi süreli çalışanıdır, bu nedenle her bir sınav için ayrıca karar verici atanmaz.
4.5.3 Sınav yapılan alanda daha önce eğitim veren sınav görevlisi veya karar verici eğitim konusu ile ilgili sınavda iki yıl süreyle görev almazlar.
4.5.4 Her bir sınav ve değerlendirmede değerlendiricilerden adaylar ile arasında çıkar çatışması olmadığına dair “FRPB05 Personel Belgelendirme Ekibi Atama Formu” ile yazılı beyan alınır.
4.6 Sınav yerinin uygunluğu
4.6.1 Sınav öncesi, sınav yapılacak yerler ziyaret edilir, sınav güvenliği, altyapı, malzeme ve ekipman durumu, izleme ve ölçüm cihazlarının varlığı vb. açısından “PRS-28 Sınav Uygulama Prosedürü” ne göre değerlendirilir, uygun ise sınav planlaması aşamasına geçilir.
4.7 Sınavların gerçekleştirilmesi
4.7.1 Sınavlar SISBEL tarafından protokol yapılmış yerlerde, kendi yerlerinde veya gezici sınav yerlerinde PRS-28 Sınav Uygulama Prosedürüne göre gerçekleştirilir.
4.8 Belgelendirmenin verilmesi
4.9 Belgelendirme kararlarını, ilgili alanda görevlendirilmiş, SISBEL’ in tam zamanlı veya kısmi süreli Karar Vericileri alır.
4.10 Sınav sürecini tamamlamış adayların itiraz ve şikâyet hakları saklı kalmak kaydıyla en geç 10 gün içerisinde belgelendirme kararı alınır.
4.11 Sınava katılım sağlayan adayların (sınav puanı yeterli/yetersiz fark etmeksizin) ilgili evrakları karar vericiye sunulur.
4.11.1 Belgelendirme kararı için asgari aşağıdakiler karar verici tarafından incelenir.
*Aday Başvuru formu ve ekleri (ödeme belgeleri, hibe-teşvik dokümanları, kimlik sureti vb.),
*Sınav gereçlerinin varlığı,
*Değerlendirici formları, sınavlarda verilen puanlar (Puan toplama hesabında yapılan hatalar tutanak altına alınmak kaydıyla karar verici tarafından düzeltilebilir.)
*Video kayıtları (Kaydın başı sonu ve ortasından örnekleme yapılarak bakılır),
*Yoklama formları,
*Varsa sınava ilişkin tutanaklar vb.
- Belgelendirme kararını veren kişinin adayın sınavlarında ve eğitiminde yer almamış olduğunun beyanının alındığı dokuman.
Karar Verici, FR-PB-16….. Personel Belgelendirme Karar Tutanağına göre kamera kaydı, sınav dokümanları ve ilgili ulusal yeterlilikler doğrultusunda değerlendirmeleri yapar ve belgelendirme ile ilgili kararını bu tutanak üzerinde alır.
Karar vericinin yeniden ölçme ve değerlendirme yapmak gibi bir yetkisi bulunmamaktadır. Ölçme ve değerlendirme konusunda hata veya eksiklik tespit edilmesi halinde sınavın farklı bir değerlendirici tarafından yeniden değerlendirilmesini talep eder.
Karar verici sınavın yeniden değerlendirmesinin yapılmasını istediğinde (belgelendirme kararının olumsuz olma sebebi, eksiklikler, sınav yenileme kararında sınavı tekrarlanacak bölümler vb.), taleplerini FR-PB-16…. Personel Belgelendirme Karar Tutanağının ‘’Karar verici yorum, uyarı veya önerileri’’ bölümüne kaydeder.
4.12 Belgenin düzenlenmesi
4.12.1 Belgelendirme kararı alınan adayların bilgileri ve sınav sonuçları MYK portalına girilir.
4.12.2 Mesleki Yeterlilik Kurumu tarafından düzenlenen belgeler yetkilendirilen personel(ler) tarafından imzalanır.
4.12.3 Yeterlilik belgesinin geçerlilik süresi, belgenin düzenlendiği tarihte başlar, ilgili ulusal yeterlilikte belirlenmiş olan süre kadar geçerlidir.
4.12.4 Belgelendirilen veya belge statüsü değişen personel bilgileri e devlet üzerinden takip edilir.
4.12.5 Belgelendirme süreci tamamlanan her bir dosya içerisindeki evraklar taranarak elektronik ortamda arşivlenir.
4.12.6 Basımı ve imza süreci tamamlanan belgeler, belge sahibine elden teslim edilir veya kargo ile gönderilir. Elden teslim edilen belgeler için FR-PB-26 Belge Teslim tutanağı düzenlenir, teslim alanın imzası alınır. Kargo ile gönderimlerde, kargo takip programından teslim durumu takip edilir.
4.12.7 Teşvik kapsamında yapılan sınavlarda başarılı olanların belge masrafı geri ödemesi, Sınav ve Belge Ücretlerinin İşsizlik Sigortası Fonundan Karşılanmasına İlişkin Usul ve Esasların Uygulanmasında Geçerli Olan Genel Kurallara (Sıra No:2) göre yapılır.
4.12.8 Geçerlilik süresi dolmamış bir belge üzerinde yer alan, belge sahibi ile ilgili bilgilerde değişiklik olması ve belge sahibinin söz konusu değişiklikleri belirten gerekli belgelerle birlikte başvurması veya belgeli kişinin belgesini kaybetmesi durumunda, PRS-02 Ücretlendirme Prosedürüne göre ilgili belgelendirme kapsamı için tanımlanmış belge ücreti alınarak yeniden belge düzenlenir. Belgenin yeniden düzenlenmesi durumunda geçerliliğini yitirmiş olan belgenin (belge kaybı durumu hariç) belge sahibi tarafından başvuru sırasında SISBEL’ e teslim edilmesi gerekir. Yeni düzenlenen belgeler ve belge değişikliğinin gerekçesine ilişkin kayıtlar belge sahibinin dosyasında saklanır.
4.13 Gözetim
4.13.1 Gözetim sıklığı ilgili ulusal yeterliliklerde tanımlanmış olan periyotlar ve kurallara göre yapılır.
4.13.2 Gözetime bir ay kala belgeli kişiden belgelendirildiği alanda çalıştığına dair kanıt talep edilir.
4.13.3 Çalışma kanıtları Belgelendirme Müdürü tarafından gözden geçirilir, belgenin devamı veya askıya alınması kararı alınır, FR-PB-16…. Personel Belgelendirme Karar Tutanağı ile kayı altına alınır. Askıya alma ve geri çekme işlemi yapılacaksa, PRS-15 Askıya Alma ve İptal Prosedürü göre yapılır.
4.14 Belge süre uzatımı, yenileme, meslekte yatay ve dikey ilerleme
4.14.1 Belge süre uzatımı ve yenileme işlemi ilgili ulusal yeterliliklerde tanımlanmış olan kurallar doğrultusunda gerçekleştirilir. Belge süre uzatımı için belgenin yürürlükte olması ve belge geçerlilik süresinin dolmamış olması gerekmektedir.
4.14.2 Belge süre uzatımı, çalışma kanıtlarının sağlanması veya performans sınavının yapılması ile gerçekleştirilir.
4.14.3 Çalışma kanıtlarının sunulması durumunda Belgelendirme Müdürü onayı ile belge süresi uzatılır ve FR-PB-16…. Personel Belgelendirme Karar Tutanağı ile kayı altına alınır.
4.14.4 Fiilen çalıştığını belgeleyemeyenler, uygulama sınavına alınır ve başarılı olan adayların belgesi ilgili kapsamdaki ulusal yeterliliklerde belirtilen süre kadar karar verici onayı ile uzatılır ve FR-PB-16…. Personel Belgelendirme Karar Tutanağı ile kayı altına alınır.
4.14.5 Meslekte yatay ve dikey ilerleme yolları, ilgili ulusal yeterlilikte belirlenmiş olan şartlar doğrultusunda gerekli yeterlilik sağlanması ile gerçekleştirilebilir.
4.15 Belge sahiplerinin yükümlülükleri
4.15.1 Belge sahipleri, FR-SP-14 Personel Belgelendirme Sözleşmesine uygun davranır.
4.15.2 Başvuru/Belge sahibi belgesinin kullanımına/başvurusuna ilişkin veya belgesini kullanmasını/başvurusunun değerlendirilmesini etkileyebilecek kişisel durumundaki önemli tüm değişiklikleri ve belgesini kullanmasının/başvurusunun işleme alınmasının geçici olarak veya tamamen durması veya aksaması halini, yazılı olarak SISBEL’ e bildirmekle yükümlüdür.
4.15.3 Bu bildirim üzerine veya belirtilen süre zarfında yukarıda belirtilen bildirimin yapılmamış olmasına rağmen söz konusu durumun tespit edilmesi halinde, SISBEL tarafından söz konusu belge / başvuru sahibi ile ilişkili personel belgelendirme kapsamı için değerlendirmeyi ilgili Karar Verici yapar.
4.16 Belgelendirme programı
4.16.1 SİSBEL güncellenmiş belgelendirme programına geçişi en geç 27 ay içerisinde tamamlar ve yetki kapsamının güncellendiği tarihten itibaren güncel belgelendirme programına göre belgelendirmeye başlar.
4.16.2 SİSBEL ulusal yeterliliğin bir önceki revizyonundan yetkisi, daha önce bu ulusal yeterlilikten sınava girerek başarısız olan adayların başarısız oldukları bölümlerin tekrar sınavları ile sınırlı olacak şekilde bir yıl daha devam eder.
4.16.3 Mevcut ulusal yeterliliğin yürürlükten kaldırılarak söz konusu ulusal yeterliliğin kapsamını içerir farklı bir ulusal yeterliliğin oluşturulmaması ya da ulusal yeterliliğe kaynak teşkil eden uluslararası veya ulusal meslek standardının yürürlükten kaldırılmasına bağlı olarak ulusal yeterliliğin yürürlükten kaldırılması durumlarında SİSBEL’in ilgili ulusal yeterlilikteki program komitesi tarafından kaldırılır.
4.16.4 Ulusal yeterlilikte güncelleme yapılması durumunda hali hazırda belgeli kişilerin belgelerinin geçerliliği belge geçerlilik süresi sonuna kadar korunur.
4.16.5 Yürürlükten kaldırılan yeterliliğe göre belgelendirilmiş olan belge sahipleri belge geçerlilik süresi sonunu beklemeden güncel ulusal yeterliliğe uygun olarak belge talebinde bulunabilir. İlgili ulusal yeterlilikte ilave değerlendirme gerektirecek bir değişiklik olması durumunda; kişiler güncel ulusal yeterliliğe göre yeniden değerlendirilir ve başarılı olanlara güncel ulusal yeterlilikte belge verilir. İlgili ulusal yeterlilikte ilave değerlendirme gerektirecek bir değişiklik olmaması durumunda; belge sahibinin talebi üzerine güncel ulusal yeterliliğe uygun şekilde kişinin belgesi düzenlenir.
4.17 Gizlilik
4.17.1 Bütün personel ile yasal olarak geçerliliği olan, belgelendirme süreci boyunca elde edilen bilgilerin gizli tutulmasını içeren FR-IK-09-01…… Gizlilik ve Tarafsızlık Sözleşmesi yapılır.
4.17.2 Belgelendirme prosesi sırasında elde edilen veya başvuru sahibinin, adayın veya belgelendirilmiş kişinin dışındaki kaynaklardan elde edilen bilgiler, yasaların bu tür bilgilerin açıklanması gerektiği durumlar hariç, kişinin (başvuru sahibi, aday veya belgeli personel) yazılı izni olmadan paylaşılmaz.
4.17.3 Yasal zorunluluktan dolayı gizli bilgilerin verilmesi gerektiğinde, kanun tarafından yasaklanmadığı sürece, ilgili kişi bilgilendirilerek bilgi paylaşımı yapılır.
4.17.4 SISBEL, protokoller veya gezici sınav yerlerinde sınav yapması durumunda ilgili kuruluşlar ile yapılan sözleşmelerle bilgi gizliliği güvence altına alınır.
4.17.5 Özel durumlar
4.17.6 SİSBEL’in yetkisi askıya alınırsa;
Askı süresince askı kaldırmasına konu ulusal yeterliklerde tanıtım, başvuru kabulü, sınavlar dâhil bütün faaliyetleri durdurur. Yeniden belge basımı işlemlerini gerçekleştirmeye devam eder. Askıya ilişkin kararı, web sitesinden ilan eder.
Askı kararından önce belgelendirme kararı alınmış adaylar ile ilgili tüm işlemleri (belge talebi, teşvik, hibe vb.) Yönetim Kurulu karar tarihinden itibaren 45 gün içerisinde tamamlar.
Askı süresi içinde gözetim ve belge yenileme işlemleri yapılması gereken kişileri tespit ederek bunlara ilişkin kayıtları Yönetim Kurulu karar tarihinden itibaren 60 gün içerisinde elektronik ortamda MYK’ya iletir.
4.17.7 SİSBEL’in yetkisi kaldırılırsa;
Yetkinin kaldırılması kararının alındığı gün itibariyle yetki kaldırmaya konu ulusal yeterliliklerde tanıtım, başvuru kabulü, sınavlar dâhil bütün faaliyetleri durdurur. Yetkinin kaldırılmasına ilişkin kararı, web sitesinden ilan eder.
Yönetim Kurulu karar tarihinden itibaren 45 gün içerisinde yetkinin kaldırılması kararından önce belgelendirme kararı alınmış adaylar ile ilgili tüm işlemleri (belge talebi, teşvik, hibe vb.) tamamlar.
Kayıtları Yönetim Kurulu karar tarihinden itibaren 90 gün içerisinde elektronik ortamda MYK’ya iletir.
Yetkinin belgelendirme kapsamındaki tüm ulusal yeterliliklerde kaldırılmış olması halinde ilgili Yönetim Kurulu kararının tebliği tarihinden itibaren 5 iş günü içerisinde MYK yetki belgesi ve yetkilendirme kapsam belgesinin asılları ile elinde bulunan hologramları Kuruma iletir.
SİSBEL kendisine başvuruda bulunarak sınav ücretini ödemiş ancak tüm sınav haklarını kullanamamış ya da sınav haklarını kullandığı halde yetkinin askıya alınması veya kaldırılması nedeniyle hakkında belgelendirme kararı verilememiş adayların sınav ücretlerini yetkinin askıya alınmasına veya kaldırılmasına ilişkin Yönetim Kurulu karar tarihinden itibaren 45 gün içinde ilgilisine iade eder.
4.17.8 Ulusal yeterliliğin güncellenmesi veya yürürlükten kaldırılması
SİSBEL’in ulusal yeterliliğin bir önceki revizyonundan yetkisi, daha önce bu ulusal yeterlilikten sınava girerek başarısız olan adayların başarısız oldukları bölümlerin tekrar sınavları ile sınırlı olacak şekilde bir yıl daha devam eder.
Ulusal yeterlilikte güncelleme yapılması durumunda hali hazırda belgeli kişilerin belgelerinin geçerliliği belge geçerlilik süresi sonuna kadar korunur.
Yürürlükten kaldırılan yeterliliğe göre belgelendirilmiş olan belge sahipleri belge geçerlilik süresi sonunu beklemeden güncel ulusal yeterliliğe uygun olarak belge talebinde bulunabilir. İlgili ulusal yeterlilikte ilave değerlendirme gerektirecek bir değişiklik olması durumunda; kişiler güncel ulusal yeterliliğe göre yeniden değerlendirilir ve başarılı olanlara güncel ulusal yeterlilikte belge verilir. İlgili ulusal yeterlilikte ilave değerlendirme gerektirecek bir değişiklik olmaması durumunda; belge sahibinin talebi üzerine güncel ulusal yeterliliğe uygun şekilde kişinin belgesi düzenlenir. Güncellenmiş ulusal yeterliliklere göre yürütülecek belge yenileme faaliyetlerine yönelik iş ve işlemler, “Geçerlilik Süresi Dolan MYK Mesleki Yeterlilik Belgelerinin Yenilenmesi Faaliyetlerine İlişkin Usul ve Esaslara” göre gerçekleştirilir.
Ulusal yeterliliğin yürürlükten tamamen kaldırılması durumunda MYK’dan gelen bildirimde belirtilen yürürlük tarihten itibaren SİSBEL ilgili ulusal yeterlilikte sınav ve belgelendirme faaliyetlerine son verir.
5 REFERANSLAR
5.1 Mesleki Yeterlilik Kurumu Sınav, Ölçme, Değerlendirme ve Belgelendirme Yönetmeliği
5.2 Sınav ve Belge Ücretlerinin İşsizlik Sigortası Fonundan Karşılanmasına İlişkin Usul ve Esasların Uygulanmasında Geçerli Olan Genel Kurallara (Sıra No:2)
5.3 Ulusal Yeterlilikler
5.4 Personel Belgelendirme Şartnameleri
5.5 ISO 17024 Uygunluk Değerlendirmesi- Personel Belgelendirmesi Yapan Kuruluşlar İçin Genel Şartlar
5.6 PRS-25 Müracaatların Alınması ve Gözden Geçirilmesi Prosedürü
5.7 PRS-26 Sınav Programlama Prosedürü
5.8 PRS-15 Askıya Alma ve İptal Prosedürü
5.9 PRS-28 Sınav Uygulama Prosedürü
5.10 PRS-31 Değerlendirici Atama Prosedürü
5.11 FR-IK-09-01…… Gizlilik ve Tarafsızlık Sözleşmeleri
5.12 FR-SP-14 Personel Belgelendirme Sözleşmesi
5.13 FR-PB-16…. Personel Belgelendirme Karar Tutanağı
5.14 FR-PB-02 Başvuru Sahibi Dosyası Kontrol Formu
5.15 FR-PB-26 Belge Teslim tutanağı
6 DEĞİŞİKLİKLER
6.1 Revizyon 01:26.03.2018 4.5.1 maddesine değerlendirici görevlendirmesinin belgelendirme müdürü tarafından yapıldı eklendi.
6.2 Revizyon 01:26.03.2018 4.5.4 “Değerlendirme görevlendirme sürecinde belgelendirme müdürü değerlendiricilerden adaylar ile arasında çıkar çatışması olmadığına dair “FRPB05 Personel Belgelendirme Ekibi Atama Formu” ile yazılı beyan alır.” maddesi eklendi.
6.3 Revizyon 02:27.02.2019 4.10 maddesi eklendi.
6.4 Revizyon 03: 08.04.2019 4.11.3 maddesine web sitesi kontrolü eklendi.
6.5 Revizyon 04: 24.01.2020 MYK’dan SİSBEL’e ulaşan sertifika en geç 1 hafta içerisinde sertifika sahibine gönderilir ya da teslim edilir.
6.6 Revizyon 05: 03.11.2020 4.15 Belgelendirme programları maddesi eklendi.
6.7 Revizyon 06: 10.10.2021 4.15 Genel düzenleme yapıldı.
6.8 Revizyon 07:15.03.2023 Özel durumlar eklendi.
6.9 Revizyon 08: 24.05.2024 genel düzenleme yapıldı.
6.9.1 Revizyon 09: 05.07.2024 Gözetimlerin yapılması, belgelendirmenin yenilenmesi ve bel süresinin uzatılması maddeleri güncellendi.