Sistem Belgelendirme Prosedürü

AMAÇ
Başvurunun alınması, gözden geçirilmesi, tetkik programı, tetkikin planlanması, gerçekleştirilmesi, raporlanması ve sonucun tavsiye edilmesi gibi denetimin prosesinin aşamalarının esaslarının belirlenmesi.
KAPSAM
Sistem Belgelendirme
TANIMLAR
ISO 17021-1, ISO 17021-2, ISO 17021-3, ISO 20000-6, ISO 27006, ISO 22003, ISO 50003, ISO 19011, TÜRKAK Rehberleri, IAF dokümanları, EA dokümanlarındaki terimler geçerlidir.
UYGULAMA
Denetim ve Belgelendirme Prosesi
Müracaatın alınması teklifin sunulması ve sözleşmenin yapılması (FR-SP-02 Belgelendirme Sözleşmesi),
Denetimin programının hazırlanması (FR-TR 14 Denetim Programı), planlanması (PRS-11 Denetim Planlama Prosedürü),
Denetimin Gerçekleştirilmesi (aşama bir ve aşama iki denetim) (PRS-05 Sistem Belgelendirme Prosedürü),
Belgelendirme Kararı ve Belgenin Yayınlanması.
Gözetimler
Belge Yenileme
Müracaatın Alınması Teklifin Sunulması ve Sözleşmenin Yapılması
FRTR01Organizasyon Bilgi Formu ile müşteri talepleri alınır, PRS25 Müracaatın Alınması ve Gözden Geçirilmesi Prosedürüne göre gözden geçirilir, teklif hazırlanır ve müşteri onayını müteakiben sözleşme yapılır.
Denetim Programının Hazırlanması
Her bir belgelendirme döngüsü için bir FR-TR-14 Denetim Programı hazırlanır, denetim programı, bütün yönetim sistemi şartlarını kapsar.
İlk belgelendirme FR-TR-14 Denetim Programı, belgelendirme kararını takip eden birinci yılda yapılan ilk tetkik, ikinci yılında yapılan gözetim bir tetkiki, üçüncü yılda yapılan gözetim iki tetkiki ve bunların peşinden üçüncü yıl içerisinde belgenin süresi dolmadan bir yeniden belgelendirme tetkikini içerir. İlk üç yıllık belgelendirme döngüsü belgelendirme kararı ile başlar. Peşinden gelen döngüler, yeniden belgelendirme kararı ile devam eder.
FR-TR-14 Denetim Programının ve ilave düzenlemelerin tayininde, müşterinin büyüklüğü, yönetim sisteminin kapsamı ve karmaşıklığı, ürünler ve prosesler ile birlikte önceki tetkiklerin sonuçları ile yönetim sisteminin etkinliğinin gösterilen seviyesi dikkate alınır.
Denetim Kapsamının Belirlenmesi
FR-TR-01 Organizasyon Bilgi Formundaki kapsam doğrultusunda ISO 9001, ISO 14001 ve ISO 45001 ile ilgili EA-NACE kodları, ISO 22000 Kategorisi, ISO 13485 teknik alan belirlenir.
ISO 27001, ISO 27701 ve ISO 20000-1’ de kategori belirlenmez.
Denetim kapsamı, EA-NACE kodları, kategori, teknik alan aşama bir ve aşama iki denetimlerinde, açılış ve kapanış toplantılarında, denetimin gerçekleştirilmesinde ve varsa hariç tutmaların incelenmesi süreçlerinde gözden geçirilir.
Denetim Takımın Görevlendirilmesi
İç ve dış kaynaklı denetçi ve teknik uzmanlar SİSBEL politikaları ve “PRS1301 Denetim Ekibi Atama Prosedürüne” göre atanır.
Denetimin Planlanması
FR-TR-01 Organizasyon Bilgi Formunda bulunan bilgiler doğrultusunda PRS12_1 Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi Denetim Suresi Belirleme Prosedürü, PRS12_2 Hizmet Yönetim Sistemi Denetim Suresi Belirleme Prosedürü, PRS12 Denetim Suresi Belirleme Prosedürüne göre denetim süresi tespit edilir.
PRS11 Denetim Planlama Prosedürüne göre ilk belgelendirme denetimi ise aşama bir için FR-TR-06 Aşama Bir Denetim Planı, aşama iki için FR-TR-11 Denetim Planı, gözetim denetimleri için FR-TR-11 Denetim Planı, yeniden belgelendirme için FR-TR-11 Denetim Planı hazırlanır.
FR-TR-11 Denetim Planı denetimden makul bir süre önce müşterinin onayına sunulur, müşteri onayını takiben denetim planı uygulamaya alınır.
Denetimin Gerçekleştirilmesi
Aşama Bir Denetim
Aşama bir denetimde kuruluşun ilgili standardın şartlarını karşılayıp karşılamamaktaki etkinliğini gösteren objektif delillere ana hatları ile ulaşılır, detay denetim yapılmaz.
ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 27001, ISO 20000-1, ISO 22000, ISO 13485 standartlarında aşama bir denetiminde genel olarak aşağıdaki hususlar değerlendirilir.
Müşterinin yönetim sisteminde dokümante edilmiş bilgiyi gözden geçirmek,
Müşteri mahallini ve sahaya özgü koşulları değerlendirmek ve aşama iki tetkikine hazırlığın belirlenmesindeki müşterinin personeli ile müzakereleri yapmak,
Müşterinin statüsünün gözden geçirilmesi ve özellikle temel performansın veya önemli hususların, proseslerin, hedeflerin ve yönetim sisteminin çalışmasının tanımlanmasıyla ilgili standart şartlarını anlamak,
Aşağıdakiler dahil yönetim sisteminin kapsamı ile ilgili gerekli bilgileri elde etmek:
Müşterinin sahası/sahaları,
Prosesler ve kullanılan teçhizat,
Oluşturulan kontrol seviyeleri (özellikle birden fazla sahası olan müşterilerde),
Uygulanabilir durumsal ve düzenleyici şartlar,
Kuruluş proseslerini doğrulamak,
Aşama iki tetkikine yönelik kaynak tahsisinin gözden geçirmek ve aşama iki tetkikinin ayrıntıları üzerinde müşteri ile anlaşmaya varmak,
Yönetim sistemi standardının veya diğer hüküm ihtiva eden dokümanlar bağlamında, müşterinin yönetim sisteminin ve saha operasyonlarının yeterli bir şekilde anlaşılmasının sağlanmasıyla, aşama iki tetkikinin planlanmasına odaklanmak
Kuruluş yöneticileri ve ilgili anahtar personelle tanışmak,
İkinci aşama/yerinde denetim için denetim heyetini doğru belirlemek,
Kuruluşun ürün ve sistemle ilgili yasal şartlara uygunluğunu tespit etmek,
Kuruluşun denetime hazır olup olmadığını tespit etmek,
Kuruluşun risk durumunu tespit etmek,
Varsa majör uygunsuzlukları önceden tespit etmek,
İç tetkiklerin gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğinin değerlendirilmesi,
Yönetimin gözden geçirmesinin gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğinin değerlendirilmesi,
Müşterinin aşama iki tetkiki için hazır olup olmadığını değerlendirmek,
Dokümantasyonun yeterliliğini tespit etmek,
Başvuru kapsamını teyit etmek, varsa hariç tutulan prosesleri belirlemek ve değerlendirmek,
Denetim adam gün sayısındaki artırma veya azaltma durumlarını değerlendirmek.
ISO 22000 için ek değerlendirmeler;
Kuruluş, çalışmalarına uygun olan ön gereksinim programları (örneğin yasal ve düzenleyici kurallara),
GGYS, kuruluşun gıda güvenliği tehlikelerinin belirlenmesi ve değerlendirilmesi ve sonradan gelen kontrol önlemlerinin (veya bileşiminin) seçimi ve gruplandırması için yeterli ve uygun yöntem ve süreçleri,
Kuruluş ilgili sektöre ait gıda güvenliği mevzuatı uygulamaları,
GGYS, kuruluşun gıda güvenliği politikasına ve hedeflere ulaşım,
Doğrulama, geçerli kılma ve geliştirme programları, GGYS standardı gerekliliklerine uyum,
Aşama bir denetiminin raporlanması
Standart maddeleri ile ilgili bulgular denetim raporuna, uygunsuzlukların sınıfları belirlenerek uygunsuzluk raporuna kaydedilir.
Eğer denetim adam gün sayısını değiştirecek şekilde sapmalar var ise bu durum denetçi gün sayısının ve denetim ücretinin artırılması için kuruluşun dikkatine sunulur ve aşama bir denetim raporuna kaydedilir.
Aşama bir denetim sonuçları denetim raporuna kaydedilir, rapor yeterlilik açısından gözden geçirilir, içeriğinde bir uygunsuzluk var ise raporu yazan denetçi ile görüşülerek, gerekli olan düzeltici faaliyeti yapılır.
Denetim ekibinin uygunluğu ile ilgili problem varsa baş denetçi ile ekip üyelerinin uygunluğu tekrar değerlendirilir.
Eğer başvuru ve sözleşmedeki bilgilerden önemli sapma kaydedilmiş ise denetçi gün sayısının artırılması ve maliyetin tekrar tespiti amacı ile kuruluş ile irtibat kurulur.
Yerinde/ Aşama İki Denetimin Gerçekleştirilmesi
Daha önceden üzerinde mutabık kalınmış olan FR-TR-11 Denetim Planı doğrultusunda denetim gerçekleştirilir.
FR-TR-11 Denetim Planı esnek yapıda hazırlanmıştır ihtiyaç duyulursa FR-TR-11 Denetim Planında değişiklik yapılabilir.
FR-TR-11 Denetim Planında yapılan değişiklik, süreçlerin denetim sırasının değiştirilmesi veya denetim ekibinde görev değişikliği yapılması ile sınırlıdır, yapılan değişiklik denetim süresi, denetlenecek proses ve standart maddelerini azaltmaz.
Eğer FR-TR-11 Denetim Planında değişiklik yapılmışsa bu durum ve gerekçesi Denetim Raporlarına yazılır.
Saha denetimleri aşağıdaki süreçlerden oluşur;
Açılış toplantısı,
Denetim,
Raporlama,
Kapanış toplantısı
Açılış toplantısı
Açılış toplantısı, “FR-TR-03 Açılış ve Kapanış Toplantısı Kontrol Listesine” göre gerçekleştirilir.
Resmi açılış toplantısı, müşterinin üst yönetimi ve denetim edilecek fonksiyon ve proseslerin sorumluları ile gerçekleştirilir.
FR-TR-03 Açılış ve Kapanış Toplantısı Kontrol Listesinde bulunan her madde katılımcılara anlatılır, katılımcılar denetimin gerçekleştirilmesi hakkında bilgilendirilir ve katılımcılara soru sorma fırsatı verilir.
Açılış toplantısı yarım saati geçmeyecek biçimde gerçekleştirilmeye çalışılır.
Katılımcılar ve denetim ekibi FR-TR-04 Açılış Kapanış Toplantısı Katılım Formunu imzalar.
Açılış toplantısı tamamlandıktan sonra, denetim ekibi kendi arasında değerlendirme toplantısı yapar ve toplantı sonrası saha denetimi başlar.
Denetim;
Dana önceden üzerinde mutabık kalınmış FR-TR-11 Denetim Planı doğrultusunda gerçekleştirilir.
Denetim Raporu kullanılarak, ilgili maddelerin karşısında uygunluk veya uygunsuzluk delilleri not edilir.
Denetimde alınacak örnekleme oranı denetçiler tarafından denetim için planlanan zaman ve ürün-hizmetin risk durumuna göre tespit edilir.
Denetim heyeti kendi arasında değerlendirmeler yapar, gerekli ise devam eden günler ve kalan zamanlar için denetim planında revizyon yapar.
Denetim esnasında denetçi veya teknik uzman kuruluşa uygunluk ve uygunsuzlukla ilgili beyanda bulunmaz.
Denetim tamamlanmadan önce denetimle ilgili karar verilmez, eğer majör uygunsuzluk var ise denetim heyeti tarafından değerlendirme yapılır, müşteri bilgilendirilir, denetimin sonlanması veya denetim hedefinin değiştirilerek sürdürülmesine karar verilir.
Raporlama
Denetim raporu mümkünse denetim bitmeden önce mümkün değilse en geç denetimden sonraki iki hafta içinde tamamlanır.
Denetim raporu baş denetçi tarafından diğer denetim ekibinin bulguları doğrultusunda hazırlanır.
Denetim raporu asgari olarak, kuruluşun ilgili yönetim sistemi ile ilgili uygunluklar, uygunsuzluklar, kuruluşun güçlü, zayıf tarafları, denetimde yapılan örneklemeler, denetlenen veya denetlenmeyen alanlar vb. denetim ekibinin kararını içerir.
Denetim raporunda denetlenen standard maddesinin kuruluş tarafından uygulandığını göstermek için alınan örnekler yazılır. Alınan örnekler doğrulanabilecek formatta olmalıdır.
Denetim raporu kuruluşun hangi süreçlerinin denetlendiğini gösterecek formatta hazırlanır.
Birleşik denetimlerde denetim raporu/raporları; her bir standardın bütün gereklerini açıkça tanımlar.
Denetim raporuna FR-TR-07 Uygunsuzluk Raporu, FR-TR-05 Denetim Katılım Formu eklenir.
Bir standardın gözetim denetimi, bir diğerinin ilk belgelendirme denetimi veya yeniden belgelendirme denetimi ile birleştirilebilir. Bu gibi durumlarda denetim raporu her bir standardın ilgili kısımlarını açıkça belirtmelidir.
Uygunsuzlukların yazılması: Objektif delili olmayan hiçbir uygunsuzluk boyutu ne olursa olsun yazılmaz. Yazılan uygunsuzluklar standardın hangi maddesini ihlal ettiğini, neden ihlal ettiğini, uygunsuzluğun objektif delillerini, uygunsuzluğun boyutunu gösterecek şekilde olmalıdır. Uygunsuzlukların varlığı hususunda kuruluş ile mutabık kalınarak, kuruluşun onayının alınması bir zorunluluktur. Uygunsuzluklar iki tip olarak belirlenir: Majör (büyük), Minör (küçük).
Majör (büyük):
1) Yönetim sistemi standardının bir veya daha fazla şartının yerine getirilememesi,
2) Kuruluşun yönetim sisteminin amaçladığı sonuçları gerçekleştirme kabiliyeti hakkında önemli bir şüphe durumu,
Minör (küçük): Yönetim sistemi uygulanmasından kaynaklanan kısmi sapmalar, eksik/yanlış uygulamalar.
Gözlem (observation): Minör uygunsuzluk tanımlanacak şekilde açık olmayan ilerde minör uygunsuzluk olabilme riski taşıyan faaliyetler.
Denetim raporlarının yazılması esnasında yazım hatalarının düzeltilmesinde tipeks, daksil kullanılmaz. Hata yapılan kısım üzerine iki çizgi çizilir, o kısım diyez işareti kullanılarak belirtilir.
Denetim ekibi aşağıdakileri esas alarak denetimin sonucuna yönelik tavsiye kararını verir:
Kuruluşun belgelendirme kapsamı doğru belirlenmemişse, hariç tutmalar doğru yapılmamışsa belgelendirme tavsiyesinde bulunulamaz.
Denetimlerde majör uygunsuzluk olması durumunda belgelendirmenin verilmesi, sürdürülmesi, askıdan indirilmesi, kapsam genişletme tavsiyesinde bulunulamaz.
Denetimlerde minör uygunsuzluk var ise düzeltici faaliyet açılması durumunda belgelendirmenin verilmesi, sürdürülmesi, askıdan indirilmesi, kapsam genişletme kararlarının verilmesi tavsiye edilir.
Gözlemler denetim sonucu ile ilgili kararı olumlu veya olumsuz etkilemez.
Kapanış Toplantısı
Kapanış toplantısı, “FR-TR-03 Açılış ve Kapanış Toplantısı Kontrol Listesine” göre yapılır.
Resmi kapanış toplantısı, müşterinin üst yönetimi ve denetlenen fonksiyon ve proseslerin sorumluları ile gerçekleştirilir. ISO 45001 denetimlerinde İş yeri sağlık çalışanının da kapanış toplantısına katılması gereklidir. Katılmaması durumunda haklı gerekçe denetim raporuna kaydedilir.
FR-TR-03 Açılış ve Kapanış Toplantısı Kontrol Listesinde bulunan her madde katılımcılara anlatılır, katılımcılar denetimin sonucu hakkında bilgilendirilir ve katılımcılara soru sorma fırsatı verilir.
Kapanış toplantısı yarım saati geçmeyecek biçimde gerçekleştirilmeye çalışılır.
Katılımcılar ve denetim ekibi FR-TR-04 Açılış Kapanış Toplantısı Katılım Formunu imzalar.
Kapanış toplantısı tamamlandıktan sonra saha denetim faaliyeti tamamlanmış olur.
Takip Denetimi
Denetimlerde yerinde doğrulanması gereken majör uygunsuzluk bulunması durumunda takip denetimi planlanır.
Takip denetiminin doğrulanması dokümante edilmiş beyan veya sahada denetim yapılarak gerçekleştirilebilir, bu durum denetim sonunda belirlenir. Takip denetiminin sahada yapılması veya dokümante edilmiş bir beyanla doğrulaması kararı aşağıdaki kurallar doğrultusunda belirlenir.
Uygunsuzluklar dokümantasyondan kaynaklanmış ve revizyon yapılarak düzeltilebiliyorsa dokümante edilmiş beyanla,
Uygunsuzlukların düzeltilmesi uygulamaların yerinde görülmesini gerektiriyorsa sahada denetim yaparak doğrulanır.
Takip denetimi, denetim ekibinden ilgili alanda atanmış bir denetçi veya ilgili alanda atanmamış bir denetçi ve teknik uzmanla gerçekleştirilebilir.
Takip denetimlerinde sadece uygunsuzluk doğrulaması yapılır ve düzeltici faaliyet kanıtları incelenir.
Takip faaliyetindeki denetim bulguları ile ilgili tüm detaylar Denetim Raporuna kaydedilir. Düzeltici faaliyetin doğrulanmasından sonra belgelendirme prosesi başlar.
Belgelendirmenin Verilmesi, Sürdürülmesi, Askıya Alınması, Askıdan İndirilmesi, Geri Çekilmesi, Kapsam Genişletme veya Daraltma Kararlarının Verilmesi Süreci
Belgelendirmenin verilmesi, sürdürülmesi, askıya alınması, askıdan indirilmesi, geri çekilmesi, kapsam genişletilme veya daraltılması kararları “SİSBEL Belgelendirme Komitesi” tarafından alınır, hiçbir şekilde ikinci ve üçüncü taraflara devredilmez.
SİSBEL Belgelendirme Komitesi; Belgelendirme Müdürü, SİSBEL tam zamanlı personeli ve SİSBEL dış kaynaklı denetçi ve teknik uzmanlarından oluşur. Denetimi gerçekleştirenlerle, karar alanlar tamamen birbirlerinden bağımsız, tarafsız ve farklı kişilerden oluşur. Denetim sonucuna yönelik kararlar oy birliği ile alınır.
Denetim sonucuna karar vermek için, değerlendirmesi yapılan denetimde görev almamış, ilgili teknik alanda atanmış SİSBEL tam zamanlı personeli veya SİSBEL dış kaynaklı denetçi ve teknik uzmanlarından bir kişi seçilir.
SISBEL Belgelendirme komitesinde görev alan denetçi veya teknik uzmana denetim raporu, uygunsuzluklar, kuruluşun yönetim sistemi dokümanları ve FR-BE-01 Belgelendirme Komitesi Karar Tutanağı gönderilir.
Denetim raporları, uygunsuzluklar, uygunsuzlukların doğru sınıflandırılması, objektif delillerin yeterliliği, varsa ve destekleyecek delillerin olması, denetim ekibi, denetim planının doğruluğu ve uygulamadaki etkinliği, hariç tutmalar ve haklı gerekçeleri, denetim ekibinin tavsiyesi ve kuruluşun dokümanları gözden geçirilir ve FR-BE-01 Belgelendirme Komitesi Karar Tutanağı ile kayıt altına alınır.
FR-BE-01 Belgelendirme Komitesi Karar Tutanağı doğrultusunda Belgelendirme Müdürü denetim sonucuna yönelik kararı alır.
Belgelendirme müdürü değerlendirilen kuruluş denetimlerinde denetçi olarak görev almışsa karar verici olarak veya belgelendirme komitesi üyesi olarak görev alamaz. Bu durumlarda SİSBEL’ in tam zamanlı veya kısmi süreli bir personeli Belgelendirme Müdürü olarak görev alır.
Belgenin Basılması
Belge geçerlilik süresi üç yıl olmak koşulu ile belgeler birer yıllık veya üç yıllık olarak yayımlanır.
Belge üzerinde bulunan ilk belgelendirme, yeniden belgelendirme ve revizyon tarihleri belgelendirme komitesini karar tarihini gösterir.
Geçerlik tarihi kısmına, ilk belgelendirme komite karar tarihi baz alınarak bir yıl sonraki tarih yazılır. Revizyon numarası her denetim periyodunda bir artırılır.
FR-BE-01 Belgelendirme Komitesi Karar Tutanağı ve maske sertifika kullanılarak sertifika basılır.
Çoklu şube veya alanlarda belgelendirme yapılması durumunda kuruluş ile ilgili sadece bir belge tescil edilir ve belge üzerinde kuruluş merkezinin ismi ve adresleri yazılır, belgelendirme sürecine dahil edilen diğer şube veya alan adreslerinin listesi ana sertifikaya ek olarak liste şeklinde verilir.
Çoklu şube veya alanlarda belgelendirme yapılması durumunda sertifikanın belgelendirme kapsamı bölümünde açıkça; Üretilen ürün/hizmetin listede yer alan şube veya işletmelerin ortak aktivitelerinin sonucu üretildiği belirtilir.
Müşteri, belgelendirilmiş işletme veya şubesine ana belgeden bağımsız kısmi belge almak için talepte bulunursa, bu talep ancak o müşterinin ana belgesi üzerindeki kapsamı karşıladığı kısmı yazılarak ve ana belgeye refere edilerek verilebilir.
Müşterinin belge statüsü (belgenin yürürlükte olduğu, askıya alındığı vb.) belge statüsü bilgileri talep halinde mail yoluyla paylaşılır.
Gözetim Denetimi
Gözetim denetimleri, yeniden belgelendirme yılı hariç her takvim yılında bir kez yapılır. İlk belgelendirmeden sonra yapılacak ilk gözetim tetkiki, belgelendirme tarihinden itibaren 12 ayı geçemez.
FRTR01Organizasyon Bilgi Formu ile müşterinin belgelendirme şartlarında herhangi bir değişikliğin olup olmadığının teyidi alınır.
Bir önceki denetimde tespit edilen uygunsuzlukların yerinde doğrulaması yapılır.
Belgelendirme denetimi ile aynı prosedür kullanılır.
Standardın maddelerinin bir kısmını kapsayacak şekilde gerçekleştirilir.
İki gözetim denetimi ile toplamda kuruluşun tüm faaliyetleri bir defa denetlenir.
Gözetim denetimleri en azından aşağıdakileri içerir:
İç tetkikleri ve yönetimin gözden geçirmesini,
Bir önceki tetkik esnasında tanımlanan uygunsuzluklar hakkında yapılan faaliyetlerin gözden geçirilmesini,
Şikayetlerin ele alınmasını,
Belgelendirilmiş müşterinin amaçlarının gerçekleştirilmesi ve ilgili yönetim sisteminin/sistemlerinin amaçları bakımından yönetim sisteminin etkinliğini,
Sürekli iyileştirmeyi amaçlayan planlanmış faaliyetlerin gelişimini,
Operasyonel kontrolün sürdürüldüğünü,
Değişikliklerin gözden geçirilmesini,
Belge Yenileme Denetimi
Belge yenileme denetimi her 3 yılda bir yapılır.
Standardın tüm maddelerini kapsayacak şekilde gerçekleştirilir.
Belgelendirme periyodu boyunca tüm sistemin gözden geçirilip geçirilmediği değerlendirilir.
Uygunsuzluk değişkenliği ve trendi dikkate alınır.
Düzeltici faaliyetlerin etkinliği dikkate alınır.
Gerekli görülen hallerde iki aşamalı olarak planlanabilir. Normal şartlarda aşama bir denetim yapılmaz, eğer belge kapsamında, dokümanlarında, adresinde ve çalışanlar ile ilgili önemli değişiklikler olduysa aşama bir denetim yapılabilir.
Yeniden belgelendirme denetimi üç yıl dolmadan yapılır. Belgenin geçerlilik süresi sona ermeden yeniden belgelendirme denetimi başarı ile sonuçlanırsa belge geçerlilik süresi için ilk belgelendirme süresi baz alınır.
Belgenin geçerlilik süresinden önce, yeniden belgelendirme tetkiki tamamlanamazsa veya herhangi bir majör uygunsuzluk için düzeltme ve düzeltici faaliyetin yerine getirildiğ, doğrulanamazsa, yeniden belgelendirme önerilmez ve belgenin geçerliliği uzatılmaz. Müşteri bilgilendirilir ve devamında yapılacaklar açıklanır.
Belge Transferi
Transfer sadece geçerli akredite belgeler için gerçekleştirilir. Fakat belgelendirme kuruluşunun ticari faaliyetlerinin sona ermesi ya da akreditasyonunun iptal olması durumlarında, müşteri ilk defa başvuru yapıyor gibi değerlendirilir ve ilk belgelendirme prosedürü uygulanır. Askıya alınmış ya da askıya alınma tehlikesi olan belgeler transfer için kabul edilmez.
Belge transferi yapan kuruluşun, devam eden belgesini ve denetçi raporlarını sunması zorunludur. Belgenin geçerlilik süresi transfer edilen belgede yazan belgelendirme süresinden itibaren üç yıldır. Örnek: Müşteri iki yıl belgeli iken transfer olması durumunda geçerlilik süresi bir yıl olan belge yayımlanır, belge üzerindeki geçerlilik tarihi aynı kalır.
Bir belgenin transferinde, transfer için ön şartlar sağlanmışsa ve gözden geçirme aşamasında herhangi bir sorun yoksa belge verilmesi tavsiyesi Belgelendirme Komitesine sunulur. İlk gözden geçirme sonucu herhangi bir denetime (belgelendirme, belge yenileme, gözetim, takip) gerek duyulmamış ise mevcut gözetim ve belge yenileme programını tamamlamak için önceki belgelendirme sistemi modeli kullanılır.
Belge transferi yapmak isteyen kuruluşlardan istenecek evrak ve dokümanlar aşağıda verilmiştir.
Geçerliliği devam eden belge,
Gerçekleştirilen önceki denetim raporları,
Gerçekleştirilen denetimlerde belirlenen uygunsuzluklar ve düzeltici faaliyetleri,
Müşterinin resmi evrakları.
Kapsam Genişletme veya Daraltma Denetimi
Kapsam değişikliği başvurularında işlemler “PRS-07 Kapsam Genişletme ve Daraltma Prosedürüne” göre yapılır.
Özel Denetim:
Belgeli müşteriler ile ilgili şikâyet yoğunlaşması, değişikliklerin ele alınması, belgenin askıdan indirilmesi vb. durumlarında yapılan denetimdir.
Bir plan dahilinde gerçekleştirilir, müşteri daha önceden denetimin nedeni ve denetim hakkında kısa bir süre önce bilgilendirilir ya da habersiz yapılabilir.
REFERANSLAR
ISO 17000, ISO 17021-1, ISO 17021-2, ISO 17021-3, ISO 27006, ISO 22003, ISO 50003, ISO 19011,
TÜRKAK Rehberleri,
IAF dokümanları,
EA dokümanları,
ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, ISO 45001, ISO 22000, ISO 22003, ISO 13485
PRS-05 Sistem Belgelendirme Prosedürü,
PRS 07Kapsam Genişletme ve Daraltma Prosedürü
PRS-11 Denetim Planlama Prosedürü,
PRS-13 Uygunluk Değerlendirme Personeli Atama Prosedürü,
PRS12 Denetim Gün Süresi Belirleme Prosedürü,
PRS25Müracaatların Alınması ve Gözden Geçirilmesi Prosedürü,
FRTR01Organizasyon Bilgi Formu,
FR-TR-03 Açılış ve kapanış toplantısı kontrol listesi
FR-SP-02 Belgelendirme Sözleşmesi,
FR-TR 14 Denetim Programı.
DEĞİŞİKLİKLER
Revizyon 01: 09/03/2021 Belgelendirme kriterleri eklendi.
Revizyon 02: 10.10.2021 ISO 27001, ISO 27701 ve ISO 20000-1 eklendi.
Revizyon 03. 10.03.2022 Kapanış toplantısına (ISO 45001)iş yeri sağlık çalışanının katılım zorunluluğu eklendi.

Yayın Tarihi: 01.06.2008 Yeniden Yayın Tarihi:02.07.2018 Değişiklik No/Tarihi 03/10.03.2022 PRS-05