Askıya Alma ve İptal Prosedürü

Anasayfa » Askıya Alma ve İptal Prosedürü

AMAÇ
Belgelendirilmiş müşterilerin belgelerinin askıya alınması, askı durumunun kaldırılması ve geri çekilmesi ile ilgili işleyişi açıklamak, yöntem ve sorumlulukları belirlemektir.

KAPSAM
Belgelerin askıya alınması, askı durumunun kaldırılması ve iptali ile ilgili faaliyetler.

TANIMLAR


UYGULAMA
Sistem belgelendirmenin askıya alınması ve askıdan indirilmesi işlemleri
-Belgelendirmenin askıya alınması, geri çekme öncesinde uygulanan ara bir tedbirdir ve altı ayı aşamaz. Aşağıdaki durumlardan bir veya birkaçı ortaya çıkarsa belgelendirme komitesi kararı ile “FR-BE-01 Belgelendirme Komitesi Karar Tutanağı” belgelendirme müdürü belgelendirmenin askıya alma işlemini başlatır;
1. Kuruluşun kendi isteği ile,
2. Denetimlerde majör uygunsuzluk tespit edilmesi,
3. Gözetimlerde bir önceki denetimlerdeki uygunsuzlukların kapatılmadığının tespit edilmesi,
4. Belgelendirme sözleşme şartlarına uyulmaması,
5. Mücbir sebep olmadan ara denetimlerin planlanmaması,
6. Mücbir sebep (grev, doğal afetler, üretim/hizmetin durması vb.) dolayı kuruluşun denetim istememesi,
7. Kuruluşun yasal uygunluğunu kaybetmesi,
8. Kuruluşun faaliyetlerine ara vermesi, durdurması veya iflas etmesi,
9.Belirlenen uygunsuzlukların doksan gün içinde ortadan kaldırılmaması,
10. SISBEL’ in belgelendirme ile ilgili taleplerinin yerine getirilmemesi,
11. Belgelendirmenin yanıltıcı olarak kullanılması,
12. Logo kullanım kurallarına riayet edilmemesi veya yanıltıcı kullanılması,
13. Belgelendirmenin saygınlığını zedeleyecek davranışlarda bulunulması,
14. Belge üzerinde oynandığının tespiti,
15. Müşterinin finansal yükümlülüklerini yerine getirmemesi.
-Belgelendirme müdürü belgelendirmenin askıya alındığı gün kuruluşa askı ve kural dışı durumları ortadan kaldırması için uyarıları da içeren bir yazı gönderir.
-Belgenin askıda olduğu sürece kuruluş, belge ve logo kullanımını durdurur, belge haklarından yararlanamaz.
-Belgelendirmenin askıya alınmasını gerektiren koşulların başarı ile ortadan kaldırıldığını gösteren bir yazı ile müşterinin müracaat etmesi durumunda belgelendirme komitesi kararı ile belgelendirme askıdan indirilir ve belgelendirme müdürü bir yazı ile belgelendirmenin devam ettiği yönünde müşteriyi bilgilendirir.
-Müşteri belgelendirme durumu “FR-BE-10 Belgeli Firma Listesi” ve web sitesinde güncellenir.
Sistem belgelendirmenin geri çekilmesi
-Belgelendirmenin askıya alınmasını gerektiren durumlar altı ay içerisinde ortadan kaldırılamazsa belgelendirme komitesinin kararı ile belgelendirme geri çekilir.
-Belgelendirmesi geri çekilen kuruluşa belgelendirme müdürü aynı gün bir yazı ile durumu bildirir, belge ve logonun kullanımı durdurulur.
-Belgelendirmesi geri çekilen kuruluş belgeye atfen yanlış bilgiler olması halinde, yasal işlemleri ve/veya ihlalin kamuya duyurulması gibi işlemlere maruz kalabilecekleri hakkında bilgilendirilir.
-Ofis Koordinatörü SİSBEL web sitesinde kuruluşun belge statüsünü değiştirerek, belgelendirmesi geri çekilenler listesine alır.
-İptalin sebebi SİSBEL’ in performansı veya kuruluşun SİSBEL ile ilgili memnuniyetsizliğinden kaynaklandığının tespiti durumunda, konu ile ilgili belgelendirme müdürü tarafından düzeltici faaliyet açılarak konu genel müdüre bildirilir.
Personel belgelendirmenin askıya alınması ve askıdan indirilmesi işlemleri
-Belgelendirmenin askıya alınması, geri çekme öncesinde uygulanan ara bir tedbirdir ve üç ayı aşamaz. Aşağıdaki durumlardan bir veya birkaçı ortaya çıkarsa karar verici kararı ile belgelendirme müdürü belgelendirmenin askıya alma işlemini başlatır;
1. Belgeli kişinin kendi talebi doğrultusunda,
2. Belgelendirilmiş personelin gözetim şartlarını yerine getirmemesi,
3. Belgelendirme ücretinin ödenmemesi.
4. Personel belgelendirme sözleşme şartlarına uyulmaması
5. Başvuru formunda aday beyanında belirtilen yükümlülükleri belge iptalini gerektirecek ölçüde ihlal etmesi,
6. Personel hakkında gelen şikayetlerin değerlendirme sonucu,
7. Belgelendirilmiş personelin belge kullanım şartlarına uymaması, MYK, TÜRKAK logoları ve/veya kuruluşumuzun belgesinin yanlış kullanılması
8. SISBEL tarafından kendilerine tebliğ edilen belgelendirme ile ilgili yeni şartlara ve kriterlere verilen süre içerisinde uygunluk sağlanmaması,
9. SISBEL tarafından alınan kararlara uyulmaması,
10. Kendisi hakkında eksik veya yanıltıcı bilgi vermesi,
11. Belgeyi, belgelendirme kapsamı dışında kullandığının tespit edilmesi,
-Belgelendirme müdürü belgelendirmenin askıya alındığı gün kişiye askı ve kural dışı durumları ortadan kaldırması için uyarıları da içeren bir yazıyı sms ve email ile gönderir, kişiyi “LS-29 Belgesi Askıya Alınan Veya İptal Edilen Personel Listesine” alır.
-Belgenin askıda olduğu sürece kişi, belge ve logo kullanımını durdurur, belge haklarından yararlanamaz.
-Belgelendirmenin askıya alınmasını gerektiren koşulların başarı ile ortadan kaldırıldığını gösteren bir yazı ile kişinin müracaat etmesi durumunda kara verici kararı ile belgelendirme askıdan indirilir ve belgelendirme müdürü bir yazı ile belgelendirmenin devam ettiği yönünde müşteriyi sms ve email ile bilgilendirir.
-Kişinin belgelendirme durumu “LS-28 Belgeli Personel Listesi” ve web sitesinde güncellenir.
Personel belgelendirmenin geri çekilmesi
-Belgelendirmenin askıya alınmasını gerektiren durumlar üç ay içerisinde ortadan kaldırılamazsa kara verici kararı ile belgelendirme geri çekilir.
-Belgelendirmesi geri çekilen kişiyi belgelendirme müdürü aynı gün telefon, sms ve mail ile bilgilendirilir, belge ve logonun kullanımı durdurulur.
-Belgelendirmesi geri çekilen kişi belgeye atfen yanlış bilgiler olması halinde, yasal işlemleri ve/veya ihlalin kamuya duyurulması gibi işlemlere maruz kalabilecekleri hakkında bilgilendirilir.
-Ofis Koordinatörü SİSBEL web sitesinde kuruluşun belge statüsünü değiştirerek, “LS-29 Belgesi Askıya Alınan Veya İptal Edilen Personel Listesine alır” alır.
-İptalin sebebi SİSBEL’ in performansı veya kişinin SİSBEL ile ilgili memnuniyetsizliğinden kaynaklandığının tespiti durumunda, konu ile ilgili belgelendirme müdürü tarafından düzeltici faaliyet açılarak konu genel müdüre bildirilir.

Yayın Tarihi: 01.06.2008 Yeniden Yayın Tarihi: 05.03.2018 Değişiklik No/Tarihi: PRS-15