Personel Belgelendirme Prosedürü

1 AMAÇ
Sınav ve personel belgelendirme başvurusunun alınması, değerlendirilmesi, sınavın planlanması, gerçekleştirilmesi, belgelendirmenin yayınlanması, sürdürülmesi, askıya alınması, askıdan indirilmesi, geri çekilmesi, kapsam genişletme, daraltılması, süre uzatımı, birim birleştirme kararlarının gibi personel belgelendirme prosesinin tüm aşamalarının esaslarının belirlenmesi.

2 KAPSAM
Sınav ve personel belgelendirme hizmetleri ile ilişkili faaliyetler

3 TANIMLAR
• Başvuru sahibi: Belgelendirme prosesine kabul edilmek üzere başvuruda bulunan kimse.
• Aday: Ulusal yeterliliklere göre belgelendirilmek üzere başvuru yapan ve yeterliliğe giriş şartlarını taşıyan kişiyi ifade eder.
• Mesleki Yeterlilik Belgesi: Yetkilendirilmiş belgelendirme kuruluşlarınca düzenlenen ve sınavlarda başarılı olanlara verilen MYK Mesleki Yeterlilik Belgelerini ifade eder.
• Ulusal yeterlilik: Ulusal meslek standardı veya uluslararası standartlar temel alınarak hazırlanan, Mesleki Yeterlilik Kurumu Yönetim Kurulu tarafından onaylanan ve belgelendirme süreçlerinde kullanılan belgeyi ifade eder.
• Yeterlilik birimi: Ulusal yeterliliklerde zorunlu veya seçmeli olarak yer alan, bağımsız olarak ölçülebilen, transfer edilebilir yeterlilik bölümünü ifade eder.
• Belgelendirme prosesi: Bir belgelendirme kuruluşunun; başvuru, değerlendirme, belgelendirme kararı, yeniden belgelendirme ve belgelerin ve logoların/işaretlerin kullanımı dâhil bir kişinin belgelendirme şartlarını yerine getirdiğini belirlediği faaliyetler.
• Belge: Adı geçen kişinin belgelendirme şartlarını yerine getirdiğini gösteren, bu standardın hükümlerine göre bir belgelendirme kuruluşu tarafından düzenlenen doküman.
• Sınav: Değerlendirmenin bir parçasını oluşturan ve belgelendirme programında tanımlandığı şekilde yazılı, sözlü, uygulamalı ve gözleme dayalı metotlardan bir veya birkaçıyla bir adayın yeterliliğini ölçen mekanizma.

4 UYGULAMA
4.1 Personel belgelendirme, Mesleki Yeterlilik Kurumu Sınav, Ölçme, Değerlendirme Ve Belgelendirme Yönetmeliği, Ulusal Yeterliliklerdeki tanımlanan değerlendirme yöntemleri, Türkak rehber ve yayınları, MYK rehber ve yayınları, ISO 17024 standardı, ilgili diğer standartlar ve SISBEL doküman ve kuralları uygulanarak gerçekleştirir.
4.2 Belgelendirme; Müracaatın alınması, müracaatın gözden geçirilmesi, teklifin sunulması ve sözleşmenin yapılması, sınavın programlanması, sınavın gerçekleştirilmesi, belgelendirmenin verilmesi, belgenin düzenlenmesi, gözetimlerin yapılması, belgelendirmenin süre uzatımı, yeniden belgelendirme süreçlerinden oluşur.

4.3 Müracaatın alınması ve gözden geçirilmesi
4.3.1 Başvuru sahibi, sınav ve personel belgelendirmesi alabilmek için, sınav ve personel belgelendirme kapsamları ile ilişkili ulusal yeterliliklerde tanımlanan yeterlilik şartlarını karşıladığına dair kanıtları SISBEL’ e sunar.
4.3.2 Talebin alınması ve devamındaki süreçler “PRS-25 Müracaatların Alınması ve Gözden Geçirilmesi Prosedürüne” göre sürdürülür.
4.4 Sınavın programlanması
4.4.1 Sınav programı “PRS-26 Sınav Programlama Prosedürü” ne göre planlanır ve kamuya ilan edilir.
4.5 Sınav görevlisinin görevlendirilmesi
4.5.1 Sınavda görev alacak sınav görevlileri, personel belgelendirme kapsamına ve ulusal yeterliliklerde belirtilen değerlendirici ölçütlerine uygun bir şekilde “PRS-31 Değerlendirici Atama Prosedürüne” göre atanmış olanlardan belgelendirme müdürü tarafından seçilir. Rev01/26.03.2018
4.5.2 Karar vericiler SISBEL’ in tam zamanlı veya kısmi süreli çalışanıdır, bu nedenle her bir sınav için ayrıca karar verici atanmaz.
4.5.3 Sınav yapılan alanda daha önce eğitim veren sınav görevlisi veya karar verici eğitim konusu ile ilgili sınavda iki yıl süreyle görev almazlar.
4.5.4 Değerlendirme görevlendirme sürecinde belgelendirme müdürü değerlendiricilerden adaylar ile arasında çıkar çatışması olmadığına dair “FRPB05 Personel Belgelendirme Ekibi Atama Formu” ile yazılı beyan alır.
4.6 Sınav yerinin uygunluğu
4.6.1 Sınav öncesi, SISBEL’ den bir personel sınavdan önce sınav yapılacak yerleri ziyaret eder, sınav güvenliği, altyapı, malzeme ve ekipman durumu, izleme ve ölçüm cihazlarının varlığı vb. açısından değerlendirmeleri “PRS-28 Sınav Uygulama Prosedürü” ne göre yapar.
4.7 Sınavların gerçekleştirilmesi
4.7.1 Teorik, mülakat ve performansa dayalı sınavlar SISBEL tarafından protokol yapılmış yerlerde veya gezici sınav yerlerinde “PRS-28 Sınav Uygulama Prosedürüne” göre gerçekleştirilir.
4.8 Belgelendirmenin verilmesi
4.8.1 Sınav sonucu hazırlanan zarfı ve kamera kaydını belgelendirme müdürü, sınav görevlisinden teslim alır, kontrol eder, belgelendirme kararının verilmesi için ilgili alanda atanmış karar vericiye teslim eder.
4.9 Karar verici teslim aldığı sınav dokümanlarının tamlığını, “FR-PB-02 Dosya kontrol formu”na göre kontrol eder, tam olmayanları eksikliklerin giderilmesi için belgelendirme müdürüne teslim eder, tam olan dosyaları değerlendirmeye alır.
4.10 Sınav sürecini tamamlamış adayların itiraz ve şikâyet hakları saklı kalacak şekilde en geç 10 gün içerisinde belge kararları verilir. Rev02/27.02.2019
4.10.1 Karar verici, kamera kaydı, teslim aldığı sınav dokümanları ve ilgili ulusal yeterlilikler doğrultusunda değerlendirmeleri yapar ve belgelendirme ile ilgili kararını verir “FR-PB-16 Personel Belgelendirme Karar Tutanağını” belgelendirme müdürüne gönderir.
4.10.2 Yeterlilik belgesinin geçerlilik süresi, belgenin düzenlendiği tarihte başlar, ilgili ulusal yeterlilikte belirlenmiş olan süre kadar geçerlidir.
4.10.3 Belgelendirmenin verilmesi, sürdürülmesi, askıya alınması, askıdan indirilmesi, geri çekilmesi, kapsam genişletme, daraltılması, süre uzatımı, birim birleştirme kararlarının verilmesi Karar Vericilerine aittir hiçbir şekilde ikinci ve üçüncü taraflara devretmez.
4.11 Belgenin düzenlenmesi
4.11.1 Belgelendirme müdürü belgelendirilecek kişi listesini hazırlar, MYK portalına yükler ve Mesleki Yeterlilik Kurumuna yollar.
4.11.2 Mesleki Yeterlilik Kurumu tarafından düzenlenen belgeler, genel müdür veya yetkilendirilen diğer personel(ler) tarafından imzalanır ve “LS-28 Belgeli Personel Listesine” alınır.
4.11.3 Belgelendirilen veya belge statüsü değişen personel bilgileri ofis koordinatörü tarafından web sitesine girilir. Web sitesinin erişilebilir durumda olduğu haftada bir belgelendirme müdürü tarafından kontrol edilir. Rev 03 Belgelerden birer adet kopya (fotokopi yada tarama) alınır ve ilgili kişinin dosyasına eklenir. MYK’dan SİSBEL’e ulaşan sertifika en geç 1 hafta içerisinde sertifika sahibine gönderilir ya da teslim edilir. Rev 04/24.01.2020
4.11.4 Belgelendirme süreci tamamlanan her bir dosya içerisindeki evraklar taranarak elektronik ortamda arşivlenir.
4.11.5 Basımı ve imza süreci tamamlanan belgeler, belge sahibine elden teslim edilir veya kargo ile gönderilir. Elden teslim edilen belgeler için ofis koordinatörü “FR-PB-26 Belge Teslim tutanağı” düzenler ve teslim alanın imzasını alarak teslim eder, kargo ile gönderimlerde, giden evrak kaydı yapılır ve kargo teslim makbuzları muhafaza edilir.
4.11.6 Sınavlarda başarılı olanların belge masrafı geri ödemesi, Sınav Ve Belge Ücretlerinin İşsizlik Sigortası Fonundan Karşılanmasına İlişkin Usul Ve Esasların Uygulanmasında Geçerli Olan Genel Kurallara (Sıra No:2) göre yapılır.
4.11.7 Web sitesinde bulunan kişilerin bilgileri ve belgelendirme statüleri ayda bir defa belgelendirme müdürü tarafından gözden geçirilerek güncellenir.
4.11.8 Geçerlilik süresi dolmamış bir belge üzerinde yer alan, belge sahibi ile ilgili bilgilerde değişiklik olması ve belge sahibinin söz konusu değişiklikleri belirten gerekli belgelerle birlikte başvurması veya belgeli kişinin belgesini kaybetmesi durumunda, “PRS-02 Ücretlendirme Prosedürüne” göre ilgili belgelendirme kapsamı için tanımlanmış belge ücreti alınarak yeniden belge düzenlenir. Belgenin yeniden düzenlenmesi durumunda geçerliliğini yitirmiş olan belgenin (belge kaybı durumu hariç) belge sahibi tarafından başvuru sırasında SISBEL’ e teslim edilmesi gerekir. Yeni düzenlenen belgeler ve belge değişikliğinin gerekçesine ilişkin kayıtlar belge sahibinin dosyasında saklanır.
4.11.9 Belgesinin kaybeden kişinin belge yenilenmesi için müracaat etmesi durumunda belge ücreti alınarak belgesi yenilenir.

4.12 Gözetim
4.12.1 Gözetim sıklığı ilgili ulusal yeterliliklerde tanımlanmış olan periyotlar ve kurallara göre belgelendirilen kişilerin ilgili ulusal yeterlilikler doğrultusunda ve yetkilendirilen süreler içinde belgelendirme konusu ile ilgili çalıştığının ve belgelendirilen kişinin yeterliliğinin sürdürdüğünün kontrolü sağlamak için yapılır.
4.12.2 Gözetim zamanları ve sıklığı “LS-28 Belgeli Personel Listesi” ile takip edilir gözetime bir ay kala belgeli kişi email, SMS ve telefon ile bilgilendirilir.
4.12.3 Gözetim faaliyeti, belgeli kişinin işvereni tarafından doldurulan “FR-PB-17 Gözetim İzleme Formunun” karar verici tarafından gözden geçirilmesi ile gerçekleştirilir.
4.12.4 Karar verici belgeli kişinin yeterliliğinin devam ettiğini tespit etmesi durumunda belge geçerliliğinin sürdürülmesine karar verir. Belgeli kişinin yeterliliğinin devam ettiğini ispat edememesi, belgeli kişiye ulaşılamaması vb. durumlarda belge askıya alınır, “PRS-15 Askıya Alma ve İptal Prosedürü” göre işlem yapılır.
4.13 Belge süre uzatımı, yenileme, meslekte yatay ve dikey ilerleme
4.13.1 Belge süre uzatımı ve yenileme işlemi ilgili ulusal yeterliliklerde tanımlanmış olan kurallar doğrultusunda gerçekleştirilir.
4.13.2 Belgenin iptalini gerektirecek bir durumun oluşmaması ve belge geçerlilik süresi boyunca kişi ile ilgili belgelendirme kuruluşuna performansa ilişkin şikâyet gelmemiş olması durumunda ilgili kapsamdaki ulusal yeterliliklerde belirtilen süre kadar karar verici onayı ile belge süresi uzatılır.
4.13.3 Fiilen çalıştığını belgeleyemeyen kişiler, uygulama sınavına alınır ve başarılı olan adayların belgesi ilgili kapsamdaki ulusal yeterliliklerde belirtilen süre kadar karar verici onayı ile belge süresi uzatılır.
4.13.4 Belge sahibi, belge süresi dolamadan en az bir ay önceden belgelendirme süresinin dolacağı tarihle ilgili bilgilendirilir, yeniden belgelendirme talebinde bulunursa ilgili ulusal yeterliliklerin gerekliliklerine uygun olarak yeniden belgelendirme talebi değerlendirir ve uygun ise yeniden belgelendirme yapılır. Yeniden belgelendirme, belge süresi sona ermeden sonuçlandırılır.
4.13.5 Yeniden belgelendirme işlemleri, ilgili ulusal yeterliliklerde belge yenilemede uygulanacak ölçme-değerlendirme yöntemine göre belge uzatma süresi bittikten sonra (ilk sınavın yapıldığı tarihten ilgili kapsamdaki ulusal yeterliliklerde belirtilen süreye kadar) teorik ve/veya uygulamalı sınav yapılır.
4.13.6 Yeniden belgelendirme kararı verilen kişiler için belge basım süreci işletilir.
4.13.7 Meslekte yatay ve dikey ilerleme yolları, ilgili ulusal yeterlilikte belirlenmiş olan şartlar doğrultusunda gerekli yeterlilik sağlanması ile gerçekleştirilebilir.
4.14 Belge sahiplerinin yükümlülükleri
4.14.1 Belge sahipleri, belgelendirilmiş kişi ile yapılan “FR-SP-14 Personel Belgelendirme Sözleşmesine” uygun davranır.
4.14.2 Başvuru/Belge sahibi belgesinin kullanımına/başvurusuna ilişkin veya belgesini kullanmasını/başvurusunun değerlendirilmesini etkileyebilecek kişisel durumundaki önemli tüm değişiklikleri ve belgesini kullanmasının/başvurusunun işleme alınmasının geçici olarak veya tamamen durması veya aksaması halini, yazılı olarak SISBEL’ e bildirmekle yükümlüdür.
4.14.3 Bu bildirim üzerine veya belirtilen süre zarfında yukarıda belirtilen bildirimin yapılmamış olmasına rağmen söz konusu durumun tespit edilmesi halinde, SISBEL tarafından söz konusu belge / başvuru sahibi ile ilişkili personel belgelendirme kapsamı için değerlendirmeyi ilgili Karar Verici yapar.
4.15 Belgelendirme programı
4.15.1 SİSBEL güncellenmiş belgelendirme programına geçişi en geç 20 ay içerisinde tamamlar ve yetki kapsamının güncellendiği tarihten itibaren güncel belgelendirme programına göre belgelendirmeye başlar.
4.15.2 SİSBEL ulusal yeterliliğin bir önceki revizyonundan yetkisi, daha önce bu ulusal yeterlilikten sınava girerek başarısız olan adayların başarısız oldukları bölümlerin tekrar sınavları ile sınırlı olacak şekilde bir yıl daha devam eder.
4.15.3 Mevcut ulusal yeterliliğin yürürlükten kaldırılarak söz konusu ulusal yeterliliğin kapsamını içerir farklı bir ulusal yeterliliğin oluşturulmaması ya da ulusal yeterliliğe kaynak teşkil eden uluslararası veya ulusal meslek standardının yürürlükten kaldırılmasına bağlı olarak ulusal yeterliliğin yürürlükten kaldırılması durumlarında SİSBEL’in ilgili ulusal yeterlilikteki program komitesi tarafından kaldırılır.
4.15.4 Ulusal yeterlilikte güncelleme yapılması durumunda hali hazırda belgeli kişilerin belgelerinin geçerliliği belge geçerlilik süresi sonuna kadar korunur.
4.15.5 Yürürlükten kaldırılan yeterliliğe göre belgelendirilmiş olan belge sahipleri belge geçerlilik süresi sonunu beklemeden güncel ulusal yeterliliğe uygun olarak belge talebinde bulunabilir. İlgili ulusal yeterlilikte ilave değerlendirme gerektirecek bir değişiklik olması durumunda; kişiler güncel ulusal yeterliliğe göre yeniden değerlendirilir ve başarılı olanlara güncel ulusal yeterlilikte belge verilir. İlgili ulusal yeterlilikte ilave değerlendirme gerektirecek bir değişiklik olmaması durumunda; belge sahibinin talebi üzerine güncel ulusal yeterliliğe uygun şekilde kişinin belgesi düzenlenir. Rev 05/03.11.2020
4.16 Gizlilik
4.16.1 SISBEL, bütün personeli ile yasal olarak geçerliliği olan, belgelendirme süreci boyunca elde edilen bütün bilgilerin gizli tutulmasını içeren “FR-DE-02 Tarafsızlık Gizlilik ve Hizmet Sözleşmesi” yapar.
4.16.2 Belgelendirme prosesi sırasında elde edilen veya başvuru sahibinin, adayın veya belgelendirilmiş kişinin dışındaki kaynaklardan elde ettiği bilgilerin, yasaların bu tür bilgilerin açıklanması gerektiği durumlar hariç, kişinin (başvuru sahibi, aday veya belgeli personel) yazılı izni olmadan paylaşılmaz, bu tip onay alınması durumunda bilgi paylaşımını belgelendirme müdürü yazılı olarak yapar.
4.16.3 Yasal zorunluluktan dolayı gizli bilgilerin verilmesi gerektiğinde, kanun tarafından yasaklanmadığı sürece, ilgili kişi bilgilendirilerek bilgi paylaşımı yapılır.
4.16.4 SISBEL, protokoller veya gezici sınav yapması durumunda ilgili kuruluşlar ile yapılan sözleşmelerle bilgi gizliliği güvence altına alınır.

5 REFERANSLAR
5.1 Mesleki Yeterlilik Kurumu Sınav, Ölçme, Değerlendirme Ve Belgelendirme Yönetmeliği
5.2 Sınav Ve Belge Ücretlerinin İşsizlik Sigortası Fonundan Karşılanmasına İlişkin Usul Ve Esasların Uygulanmasında Geçerli Olan Genel Kurallara (Sıra No:2)
5.3 Ulusal Yeterlilikler
5.4 Personel Belgelendirme Şartnameleri
5.5 ISO 17024 Uygunluk Değerlendirmesi- Personel Belgelendirmesi Yapan Kuruluşlar İçin Genel Şartlar
5.6 PRS-25 Müracaatların Alınması ve Gözden Geçirilmesi Prosedürü
5.7 PRS-26 Sınav Programlama Prosedürü
5.8 PRS-15 Askıya Alma ve İptal Prosedürü
5.9 PRS-28 Sınav Uygulama Prosedürü
5.10 PRS-31 Değerlendirici Atama Prosedürü
5.11 Gizlilik sözleşmeleri
5.12 FR-SP-14 Personel Belgelendirme Sözleşmesi
5.13 FR-PB-16 Personel Belgelendirme Karar Tutanağı
5.14 FR-PB-02 Başvuru Sahibi Dosyası Kontrol Formu
5.15 FR-PB-17 Gözetim İzleme Formu
5.16 FR-PB-26 Belge Teslim tutanağı
5.17 LS-28 Belgeli Personel Listesi

6 DEĞİŞİKLİKLER
6.1 4.5.1 maddesine değerlendirici görevlendirmesinin belgelendirme müdürü tarafından yapıldı eklendi. Rev01/26.03.2018
6.2 4.5.4 “Değerlendirme görevlendirme sürecinde belgelendirme müdürü değerlendiricilerden adaylar ile arasında çıkar çatışması olmadığına dair “FRPB05 Personel Belgelendirme Ekibi Atama Formu” ile yazılı beyan alır.” maddesi eklendi. Rev01/26.03.2018
6.3 4.10 maddesi eklendi. Rev02/27.02.2019
6.4 4.11.3 maddesine web sitesi kontrolü eklendi. Rev 03/08.04.2019
6.5 MYK’dan SİSBEL’e ulaşan sertifika en geç 1 hafta içerisinde sertifika sahibine gönderilir ya da teslim edilir. Rev 04/24.01.2020
6.6 4.15 Belgelendirme programları maddesi eklendi. Rev 05/03.11.2020